Der Stadtrat und die Stadtkanzlei der Stadt Zürich nutzten für die Stadtratsprozesse und die Zusammenarbeit mit den Departementen eine entsprechende Software. Doch was, wenn diese Software in die Jahre kam und ersetzt werden musste? Eine neue Lösung war gesucht.
Das waren die Anforderungen an eine neue Software:
- Anträge an den Stadtrat sollen unkompliziert eingereicht und traktandiert werden können.
- Die Beschlussfassungen sollen über die Software wieder an die Departemente zurückgespielt werden.
- Stammdaten sollen einmal eingegeben und anschliessend in allen Prozessschritten automatisch zur Verfügung stehen.
- Auch der Einbürgerungsprozess der Stadtkanzlei soll in der gleichen Softwarelösung abgewickelt werden können.
Generell soll die neue Lösung die Prozesse noch mehr automatisieren und manuell auszuführende Schritte reduzieren.
Projektstart für die Einführung der CMI-Lösung
Die CMI Lösungsplattform erfüllte diese Anforderungen. Im Mai 2021 durfte CMI mit der Einführung der Nachfolgesoftware beginnen. Umgesetzt wurden CMI Dossier inkl. Aufgaben und Kontakte, CMI Sitzungen, CMI Protokoll und CMI Bürgerrecht. Das Projektteam bestand aus einem Dutzend Personen – sieben aus der Stadt Zürich und fünf von CMI. Jeden Dienstag arbeitete das CMI-Team direkt in der OIZ (Organisations- und Informatik Stadt Zürich). So entstand bereits von Beginn weg die nötige Nähe zwischen Auftraggebenden und CMI, ermöglichte kurze Kommunikationswege, volle Konzentration aufs Projekt und somit beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ablösung der Software.
Schon früh setzte das Projektteam für den Stadtrat mit der Stadtkanzlei sowie für die Departemente je einen eigenen Mandanten auf. Zudem bereitete das Projektteam für den Stadtratsmandanten zwei Migrationen aus unterschiedlichen Systemen vor, nämlich für die Applikation der Anträge / Beschlüsse und für die zu ersetzende Einbürgerungssoftware. Neu sind nämlich nicht nur der Stadtratsprozess, sondern auch die Einbürgerungen in der gleichen Lösung vereint.
Einblicke in den Projektablauf
Projektleitung und Auftraggeberin
Die Stadtkanzlei als Auftraggeberin und die OIZ als Projektleitung setzten das Projekt gemeinsam mit einem Team von CMI um.
Workshops und Testing
Zu Beginn fand eine Vielzahl an Workshops statt. Da die beiden Mandanten zu dieser frühen Projektphase bereits bereitstanden, konnte das Projektteam die behandelten Themen umgehend im System testen.
Parametrierungskonzept und Datenmigration
Zur gleichen Zeit erarbeitete die Stadt und CMI das Parametrierungskonzept, das festlegte, welche (Stamm-)Daten in der neuen Software überhaupt benötigt wurden oder wie die beiden alten Systeme nach CMI migriert werden sollen. Prozesse wurden analysiert und automatisiert. Auch in diesem Projektschritt wurden schon zu einem frühen Zeitpunkt Daten in das Testsystem überführt und auf Herz und Nieren geprüft. Vor dem Go-live migrierte das Team schlussendlich die effektiven Daten nach CMI.
Schulungen
Im August 2022 begann der allgemeine Endspurt. Dies bedeutete, dass auch die Zeit der Schulungen gekommen war. CMI schulte rund 80 Mitarbeitende aus den Departementen für den Umgang mit der neuen Software. Dazu kamen gut 20 Personen aus der Stadtkanzlei und nicht zuletzt der Stadtrat selbst, dazu Assistent_innen sowie die Rechtskonsultenten (26 Personen). Insgesamt führte das Team 43 Schulungen durch und 410 Personen verfolgten Schulungsvideos. Nach dem Go-live organisierte das CMI-Team fünf Zeitfenster in Form von «Walk-In Labs», um individuell Anwendungsfragen zu beantworten.
Was dem CMI-Team besonders in Erinnerung bleibt, war, wie unglaublich offen die Stadt Zürich dem Vorhaben gegenüber eingestellt war. Die Schulungsteilnehmenden arbeiteten mit einem eindrücklichen und beflügelnden Drive mit.
Seit Oktober 2022 nutzt der Stadtrat von Zürich CMI
Bild: Stadthaus Zürich, Sitz des Stadtrats
Eineinhalb Jahre nach dem Projektstart gingen die Lösungen CMI Dossier inkl. Aufgaben und Kontakte, die Behördenadministrationslösungen CMI Sitzungen, CMI Protokoll und die Fachlösung CMI Bürgerrecht im Oktober 2022 live. Beide Projektteams waren in Zürich vor Ort und sicherten Dank des sehr guten Team-Spirits eine zielgenaue Einführung der neuen Software.
Bild: Planung des Go-lives im Oktober 2022.
Highlights aus Sicht des CMI-Teams
Das CMI-Team schätzte die Projektgruppe aus Stadtkanzlei und OIZ und deren fachliche und technische Unterstützung extrem. Die Verwaltung war hoch motiviert und testete ausführlich und sorgfältig. Funktionierte etwas nicht, machte das gesamte Team einen Schritt zurück und passte die Lösung an. So lange, bis alle Anforderungen erfüllt waren. Zudem war das Stadtzürcher Team entscheidungsfreudig, mit Begeisterung an der Umsetzung und dachte äusserst flexibel und aktiv mit. An Meetings waren jederzeit die richtigen Personen involviert, so dass das Projekt bis zum Schluss rund und flüssig verlief.
Feedback der Stadt Zürich
«Die Einführung vom CMI war sehr erfolgreich und die Arbeit mit der neuen Lösung macht Spass, bzw. macht sogar jeden Tag noch etwas mehr Spass. Besonders überrascht hat mich, dass im Rahmen der Einführung und im jetzigen Normalbetrieb von CMI keine einzige kritische Rückmeldung aus dem Stadtrat kam. Die Mitglieder sind bereits sehr vertraut mit der neuen Lösung. Auch die Departemente haben sehr gut auf CMI reagiert. Ja sogar so gut, dass erste Departemente bereits konkrete Projekte in Angriff genommen haben, um CMI auch in ihren Sekretariaten einzuführen.»
Michael Lamatsch
stellvertretender Stadtschreiber, Leiter Kanzleidienste und Einbürgerungen, Stadt Zürich
Wir freuen uns sehr über die erfolgreiche Einführung der CMI-Lösung in der Stadt Zürich wünschen der Stadt Zürich viel Freude bei der täglichen Arbeit mit CMI. Wir bedanken uns herzlich für das grossartige Projekt.
Haben Sie Fragen zu CMI in der der Stadt Zürich? Hinterlassen Sie diese gerne als Kommentar. Vielen Dank.