ALLE SITZUNGEN UND GREMIEN FEST IM GRIFF – VON DER TRAKTANDIERUNG BIS ZUR PROTOKOLLANFERTIGUNG
Kann mehr als nur Protokolle: Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
IHR MEHRWERT
- Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung
- Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
- Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
- Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
- Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
- Automatisiertes Erstellen von Serienbriefen, Protokollauszügen usw.
- Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnis nach Registraturplan oder Stichworten
- KPF-Möglichkeiten für individuelle Wünsche
CMI-Blog
Ob Kundenbericht, Erfolgsgeschichte, Fachartikel, Trend, Neuigkeit oder interessant Geschichte rund um CMI – im Blog werden Sie regelmässig informiert. Erfahren Sie mehr zu unserer Lösung CMI Protokoll und CMI Sitzungen:
FAQ
Ein Sachbearbeiter sendet mittels Aktivität ein Geschäft inkl. Antrag an den zuständigen Sachbearbeiter des entsprechenden Gremiums. Die Gremiumsverantwortliche Person zieht dann mittels Drag&Drop die Aktivität auf die Sitzung. Es werden daraufhin automatisch einzelne Traktanden erstellt und die passenden Anträge als Unterlagen beigefügt.
Da der Antrag im Kontext des Dossiers erstellt wurde, kann sich der verantwortliche Sachbearbeiter jederzeit über die Traktandierungslasche auf dem Dossier über den aktuellen Stand informieren.
Auf Basis der Traktandeninformationen und der vorbereiteten Anträge, werden auf Knopfdruck automatisch die Sitzungsdokumente wie z.B. Traktandenliste oder Protokoll erstellt.
Ein Geschäft kann beispielsweise zuerst in der Baukommission und anschliessend im Stadtrat behandelt werden. Über die Traktandierungslasche auf dem Dossier ist jederzeit der politische Verlauf dieses Geschäftes ersichtlich. Zudem werden dem Sachbearbeiter, die dem Entscheid zugrundeliegenden Dokumente (Beschluss und Unterlagen) des jeweiligen Traktandums, angezeigt.
Ja, diese können auf Knopfdruck jederzeit generiert werden.
Am Jahresende oder am Ende der Legislatur kann ein Inhaltsverzeichnis nach Registraturplan und Beschlussnummer und –datum erstellt und ausgedruckt werden. Das Resultat kann anschliessend mit dem Protokoll zusammen gebunden werden.
Im CMI kann man hinterlegen, dass sobald eine Sitzung abgeschlossen wird, es automatisch ein Geschäft mit allen Unterlagen, Traktandenliste, Protokoll etc. anlegt. Dieses Geschäft wird dann mit dem Modul Lifecycle mittels Passivierung und Ablieferung dann auch ins Archiv übermittelt. So ist gewährleistet, dass alle Informationen einer Sitzung automatisch ans Archiv abgeliefert wird.
Geschäfte zu traktandieren ist auf mehrere Arten möglich. Bin ich selber Sachbearbeiter eines Gremiums, so traktandiere ich direkt ab Geschäft. Bin ich ein Fachperson in einer Abteilung, so sende ich meine Traktandeneingabe mit den dazugehörigen Unterlagen (Beschluss/Antrag usw.) per Aktivität an die zuständige Person des jeweiligen Gremiums.
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VERSAND ANTRAG
GESCHÄFT TRAKTANDIEREN
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