ALLE SITZUNGEN UND GREMIEN FEST IM GRIFF – VON DER TRAKTANDIERUNG BIS ZUR PROTOKOLLANFERTIGUNG

Kann mehr als nur Protokolle: Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen

CMI Protokoll bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und –nachbearbeitung. Traktandelisten, Protokolle sowie Beschlüsse erstellen Sie rasch und unkompliziert. Innerhalb der Gremien bewirtschaften Sie nebst Traktanden, Sitzungen, Sitzungsausfertigungen und Behördenmitglieder auch die Sitzungsgeldabrechnungen. Die erfassten Informationen publizieren Sie simpel in ein RIS (Ratsinformationssystem im Internet) oder zur Sitzungsvorbereitung in ein Extranet. Sitzungsinformationen sind in einem Geschäft immer ersichtlich. Die Gremienmitglieder werden direkt aus der Sitzung heraus, mit den für die Vorbereitung notwendigen Dokumenten beliefert. Die Unterlagen stehen offline bereit. So bearbeiten Sie die Sitzungen jederzeit ausserhalb von CMI (AXIOMA). Die Dokumente, die offline sind, sind vorübergehend für andere Gremienmitglieder gesperrt. Mit CMI Protokoll führen Sie sämtliche Gremien zentral und einheitlich.

IHR MEHRWERT

Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung
Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
Automatisiertes Erstellen von Serienbriefen, Protokollauszügen usw.
Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnis nach Registraturplan oder Stichworten
KPF-Möglichkeiten für individuelle Wünsche

FAQ

Können Sachbearbeitende in der Verwaltung ein Geschäft direkt an eine Sitzung traktandieren?

Sachbearbeitende senden mittels Aktivität ein Geschäft inkl. Antrag an den zuständigen Sachbearbeitenden des entsprechenden Gremiums. Die gremiumsverantwortliche Person zieht dann mittels Drag&Drop die Aktivität auf die Sitzung. Es werden daraufhin automatisch einzelne Traktanden erstellt und die passenden Anträge als Unterlagen beigefügt.

Kann der Status des Traktandums vom zuständigen Sachbearbeitenden in der Abteilung eingesehen werden?

Da der Antrag im Kontext des Dossiers erstellt wurde, können sich die verantwortlichen Sachbearbeitenden jederzeit über die Traktandierungslasche auf dem Dossier über den aktuellen Stand informieren.

Können die Sitzungsdokumente automatisiert erstellt werden?

Auf Basis der Traktandeninformationen und der vorbereiteten Anträge, werden auf Knopfdruck automatisch die Sitzungsdokumente wie z.B. Traktandenliste oder Protokoll erstellt.

Können Geschäfte mehrfach und in verschiedenen Gremien traktandiert werden?

Ein Geschäft kann beispielsweise zuerst in der Baukommission und anschliessend im Stadtrat behandelt werden. Über die Traktandierungslasche auf dem Dossier ist jederzeit der politische Verlauf dieses Geschäftes ersichtlich. Zudem werden dem Sachbearbeitenden, die dem Entscheid zugrundeliegenden Dokumente (Beschluss und Unterlagen) des jeweiligen Traktandums, angezeigt.

Können nach dem Sitzungsabschluss die Protokollauszüge automatisiert erstellt werden?

Ja, diese können auf Knopfdruck jederzeit generiert werden.

Kann ein Jahresinhaltsverzeichnis erstellt werden?

Am Jahresende oder am Ende der Legislatur kann ein Inhaltsverzeichnis nach Registraturplan und Beschlussnummer und –datum erstellt und ausgedruckt werden. Das Resultat kann anschliessend mit dem Protokoll zusammen gebunden werden.

Wann werden Sitzungen archiviert? Können diese auch automatisch ins Archiv abgeliefert werden?

Im CMI kann man hinterlegen, dass sobald eine Sitzung abgeschlossen wird, es automatisch ein Geschäft mit allen Unterlagen, Traktandenliste, Protokoll etc. anlegt. Dieses Geschäft wird dann mit dem Modul Lifecycle mittels Passivierung und Ablieferung dann auch ins Archiv übermittelt. So ist gewährleistet, dass alle Informationen einer Sitzung automatisch ans Archiv abgeliefert wird.

Wie wird ein Geschäft an eine Situng traktandiert?

Geschäfte zu traktandieren ist auf mehrere Arten möglich. Bin ich selber Sachbearbeitender eines Gremiums, so traktandiere ich direkt ab Geschäft. Bin ich eine Fachperson in einer Abteilung, so sende ich meine Traktandeneingabe mit den dazugehörigen Unterlagen (Beschluss/Antrag usw.) per Aktivität an die zuständige Person des jeweiligen Gremiums.

WEITERBILDUNG BEI CMI?

KENNEN SIE SCHON UNSER AKTUELLES KURSANGEBOT FÜR CMI PROTOKOLL?

Hier geht zu den Kursen.

DIESE LÖSUNGEN LASSEN SICH OPTIMAL MIT CMI PROTOKOLL KOMBINIEREN

ein paar zahlen

Städte und Gemeinden

Kantonale Parlamente

Kunden ergänzen CMI Protokoll mit CMI Sitzungen

Jahre Erfahrung im Prozess der Exekutiven und Legislativen

FACHPROZESS

Start

ERSTELLUNG ANTRAG

Die Sachbearbeitenden erstellen den Antrag auf dem Geschäft.

VERSAND ANTRAG

Versand des Antrags inkl. Beilagen an die Präsidialabteilung mittels Aktivität „Zur Traktandierung“

GESCHÄFT TRAKTANDIEREN

Aktivitäten werden durch die Präsidialabteilung auf die Sitzung via Drag’n’Drop traktandiert.

SITZUNG VORBEREITEN

Vorbereitung Traktanden, Sortierung, Erstellung Traktandenliste usw. auf der Sitzung.

SITZUNG FÜR GREMIUMSMITGLIEDER VERÖFFENTLICHEN

Die Sitzung wird für die mobile Sitzungsvorbereitung (Aktenauflage) den berechtigen Gremiumsgliedern zur Verfügung gestellt.

NACHBEARBEITUNG

Die Sitzung wird nachbearbeitet und danach das Protokoll und die Protokollauszüge erstellt. Über die Ausfertigung können die Beschlüsse automatisch als Serienbriefe an die entsprechenden Empfänger:innen adressiert werden.

Pfeil

In der Sitzungsnachbereitung kann neben dem Beschluss auch eine Ausfertigung (inkl. Begleitbrief und Beilagen) erstellt werden. Hierbei handelt es sich um Dokumente, welche ausgedruckt und an die Empfänger des Antrages / Beschlusses versendet werden.

Mit CMI Protokoll werden sämtliche Gremien zentral und einheitlich geführt. Wie die Beschlüsse nummeriert, Traktandenlisten strukturiert und die Protokolle ausgefertigt werden, kann individuell bestimmt werden.

Bei einem Gremium kann es sich zum Beispiel um die Exekutive, Legislative, eine Behörde, Kommission, Partei, Fraktion oder einen Verwaltungsrat handeln.

Previous slide

Next slide