Die Stadt Sursee rollt die Querschnittsfunktionen in der gesamten Verwaltung aus

Die Stadt Sursee ist seit 2008 Kunde von CMI. Die Nutzung von CMI AXIOMA beschränkte sich jedoch bisher auf drei Arbeitsplätze und wurde ausschliesslich für die Erstellung von Stadtratsprotokollen genutzt. Nun hat die Stadt in einem Ausbreitungsprojekt die Querschnittsfunktionen Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten Verwaltung eingeführt. Die Ablage von Dokumenten im Windows-Explorer ist künftig nur noch beschränkt möglich.

In der Verwaltung machen die Dokumente für den Ratsbetrieb ca. 5% des gesamten Unterlagenvolumens aus und Sursee wollte eine ganzheitliche Lösung auch für die anderen 95%. 2015 definierte man in Sursee den Top-down Ansatz und verabschiedete im Rahmen der Strategie die folgende Vision:

«Der interne Geschäftsverkehr in der Stadt Sursee erfolgt bis spätestens 2020 durchgehend in elektronischer Form, und zwar über den gesamten Lebenszyklus der Unterlagen […]. Elektronische Unterlagen stellen für die staatliche Verwaltung die verbindliche Form dar. Geschäftsrelevante Unterlagen werden in GEVER-Systemen beziehungsweise standardisierten Fachapplikationen mit GEVER-Funktionalitäten geführt..»

In einem ersten Schritt wurden 2016 die Voraussetzungen für einen koordinierten Auf- und Ausbau geschaffen (Ordnungssystem, Organisationsvorschriften). Basierend auf der bestehenden Installation parametrierte CMI dann im ersten Halbjahr 2017 CMI AXIOMA für den Gesamtausbau. Nach einem kurzen Testbetrieb ist die Lösung heute bereits flächendeckend auf über 80 Arbeitsplätzen eingeführt. Ein externer Archivdienstleister begleitete die Stadt Sursee durch den ganzen Prozess. Dieser war vor allem für die organisatorischen Vorarbeiten und die Projektbegleitung verantwortlich. Zudem hatte die Stadt Sursee eine eigene GEVER-Projektgruppe zusammengestellt, die dem Vorhaben bis auf Mitarbeiterstufe das nötige Gewicht und die nötige Priorität einräumte. Nach der Schulung der Power-User führte ein internes Schulungs-Team die Schulungen der Endbenutzer selbstständig durch. Im Zentrum standen dabei neben der Anwendung von CMI AXIOMA organisatorische Regelungen wie der Umgang mit Handakten und Papieroriginalen, Geschäfts- und Dokumentenbenennungen in CMI AXIOMA etc. Diese Regelungen sind in einer GEVER-Verordnung und in einem Leitfaden festgehalten. Die angestrebte Vision 2020 sollte aufgrund des eingeschlagenen Weges bereits früher erreicht werden können, was die Verantwortlichen ebenso freut wie alle Involvierten.

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