CMI AIS - HISTORISCHES UND MODERNES ARCHIVGUT OPTIMAL VERWALTEN

OB ANALOG ODER DIGITAL: EINE LÖSUNG FÜR DIE VERZEICHNUNG VON ALLEN HISTORISCHEN BESTÄNDEN IHRES ARCHIVS

Archiv

CMI AIS ermöglicht die Verzeichnung von historischen Beständen mit gewachsenen und oftmals komplexen Strukturen in Ihrem Archiv. Gleichzeitig verarbeitet CMI AIS Neueingänge, bei denen der Anteil unterschiedlichster digitaler Objekte immer grösser wird. Die Artenvielfalt des Archivgutes, die mit einem Archivprogramm zu verwalten ist, reicht von der Pergamenturkunde bis hin zum multimedialen digitalen Datenfile. CMI AIS bietet zukunftssichere Technologien, überschaubare Abläufe für Prozesse wie Eingang, Erschliessen, Magazinieren, Auffinden sowie ein benutzerfreundlicher Zugang zu den Informationen über Intranet und Internet.

CMI AIS ist für die Übernahme künftiger Unterlagen ins Archiv gerüstet. Multimedia Material wie Text-, Bild-, Audio- und Videodateien können samt den Metadaten ins digitale Archiv übernommen werden. Für Dokumente werden automatisch Dateien für Vorschau Ansicht und Druck generiert. Integriert sind Dokumentenkonverter und OCR-Dienste.

EINE STARKE PARTNERSCHAFT

GBL Gubler AG

UNSERE VERTRIEBS- UND UMSETZUNGSPARTNERIN FÜR CMI AIS

Als Vertriebs- und Umsetzungspartnerin verantwortet GBL Gubler AG die kundenspezifische Implementation von CMI AIS.

GBL DIENSTLEISTUNGEN

  • Beratung und Unterstützung des strategischen und operativen Leitungsgremiums bei der Planung und Einführung des AIS oder GEVER-Systems
  • Analyse des Ist-Zustands der Geschäftsverwaltung und der Arbeitsprozesse
  • Festlegung des Soll-Zustands (Konzeption)
  • Erstellung des Massnahmenplans und Empfehlungen für die künftige Geschäftsverwaltung
  • Erstellung des Ordnungssystems (Registraturplan oder Tektonik)
  • Erstellung eines Leitfadens (Organisationsvorschriften)
  • Einführung und Schulung der Benutzer

SUPPORT

GBL SUPPORT DESK

Die Wartungs- und Support-Organisation von GBL Gubler AG erreichen Sie wie folgt:

  • Montag bis Freitag, 08:00 – 12:00 und 13:00 – 17:00 Uhr
  • Telefon: +41 52 577 47 92
  • E-Mail: support@gbl-gubler.ch

HISTORISCHES UND MODERNES ARCHIVGUT OPTIMAL VERWALTEN

VERZEICHNUNG – TEKTONIK

IHRE FLEXIBLE LÖSUNG FÜR DIE HIERARCHISCHE ERSCHLIESSUNG NACH ISAD (G) – FÜR PHYSISCHE UND ELEKTRONISCHE BESTÄNDE.

CMI AIS ist flexibel, um die unterschiedlichen Archivstrukturen abzubilden. Gleichzeitig dürfen die Vorteile einer Standardlösung, garantierter Support, permanente Wartung und stetige Weiterentwicklung zu finanziell tragbaren und kalkulierbaren Kosten nicht verloren gehen. Ein Widerspruch? – Nicht bei CMI AIS!

Die Tektonik als zentrales Modul beschreibt die Struktur Ihres Archivs. Sie klassifiziert die Bestände entsprechend der Provenienz anhand der Organisation des Aktenbildners sowie der Pertinenz bei Sammlungsbeständen. Die Tektonik in CMI AIS ist N-stufig gliederbar und passt sich individuell Ihrem Archiv an. Die Baumdarstellung und die Erschliessungsmasken sind nach ISAD (G) aufgebaut.

IHR MEHRWERT

  • Tektonik nach ISAD (G)
  • Flexible Maskendesign
  • Integration von Nutzungskopien
  • Druck von Findbüchern und Listen

AKZESSIONSVERWALTUNG

MIT DIESEM MODUL HABEN SIE ALLE ABLIEFERUNGEN IM GRIFF – INKLUSIVE EINFACHE VORVERZEICHNUNG.

Mit der Akzessionsverwaltung werden die Ablieferungen erfasst und eine erste Vorverzeichnung gemacht. In einer hierarchischen Darstellung werden alle Akzessionen pro Jahr oder einer anderen Gruppierung dargestellt.

Das Modul integriert sich nahtlos in die Tektonik und die Provenienzverwaltung. Dabei stehen die Provenienzobjekte als abliefernde Stellen zur Verfügung in der Akzession und auf der Verzeichnungseinheit der Tektonik ist ersichtlich aus welchen Akzessionen ein Bestand gebildet wurde.

IHR MEHRWERT

  • Einfache Vorverzeichnung nach ISAD (G)
  • Automatische Erstellung einer Verzeichnungseinheit
  • Hierarchische Darstellung der Akzessionen nach Jahr
  • Integriert in die Tektonik und Provenienzverwaltung

PROVENIENZVERWALTUNG

ERSCHLIESSEN SIE PROVENIENZEN NACH ISAAR CPF – MIT ALLEN BEZIEHUNGSARTEN.

Mit der Provenienzverwaltung werden die Körperschaften, Familien und Personen nach ISAAR CPF verzeichnet. Die hierarchischen, zeitlichen, familiären und assozativen Beziehungen werden dargestellt ebenso wie die Verbindungen zu den einzelnen Verzeichnungseinheiten der Tektonik sowie die erhaltenen Ablieferung der Provenienz.

IHR MEHRWERT

  • Erschliessung nach ISAAR CPF
  • Darstellung aller Beziehungen
  • Integration in Tektonik und Akzessionsverwaltung

MAGAZINVERWALTUNG

GEWINNEN SIE MIT WENIGEN KLICKS DEN ÜBERBLICK ÜBER ALLE PHYSISCHEN ARCHIVBESTÄNDE NACH MAGAZINORT.

Mit der Magazinverwaltung steht eine strukturierte Sicht auf das physische Archivgut zur Verfügung. Die Magazinverwaltung stellt eine Baumansicht der Magazinstruktur zur Verfügung. Die Struktur des Magazins ist beliebig tief. Welche Stufen das Archiv kennt und wie diese bezeichnet werden, sind frei wählbar.

Pro Standort ist auf einem Blick ersichtlich welche Bestände und Verzeichnungseinheiten eingelagert sind.

IHR MEHRWERT

  • Hierarchische Darstellung des Magazins
  • Beliebig tiefe Magazinstruktur
  • Stufen des Magazins frei wählbar

BENUTZUNGSVERWALTUNG

IHRE LÖSUNG FÜR DIE ZUVERLÄSSIGE ERFASSUNG, VERWALTUNG UND AUSWERTUNG ALLER NUTZUNGSANFRAGEN.

Auf der Basis des CMIs bietet die Benutzungsverwaltung als fachintegrierte GEVER Lösung alle Funktionalitäten die in der Administration der Nutzungsanfragen benötigt werden.

Für eine Anfrage wird ein Dossier eröffnet. Darin werden die Dokumente, Aktivitäten und Pendenzen sowie alle für die Jahresstatistik relevanten Metadaten abgelegt. Die Dokumentenerstellung wird unterstützt mit umfangreichen DMS Funktionalitäten und einer Wordintegration.

Die Überwachung von Belegexemplaren, Ausleihen und weiteren Terminen erfolgt mit der Pendenzenverwaltung inkl. Notifikationsfunktionen per Mail.

IHR MEHRWERT

  • GEVER Funktionalitäten
  • Kontakt- und Adressverwaltung
  • DMS Funktionalität
  • Aktivitäten und Pendenzenverwaltung
  • Jahresstatistiken

KONTAKT

HABEN SIE FRAGEN? GBL GUBLER IST GERNE FÜR SIE DA!

GBL Gubler AG
Breitenstrasse 16b
8500 Frauenfeld
Telefon: +41 52 765 36 36
E-Mail: info@gbl-gubler.ch

IHRE ANSPRECHPARTNER

Bernhard Rieder
Berater und Projektleiter bei GBL
Evelyn Keidler
Beraterin und Projektleiterin bei BGL
Peter Junger
Berater und Projektleiter bei GBL

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