Der CMI Web-Event 1/22 präsentierte, wie CMI in den Gemeindeverwaltungen eingesetzt wird. Holen Sie sich hier Ihre Tipps.
Wetzikon: So funktioniert der Wechsel von BrainCONNECT zu CMI
Stadtschreiberin Martina Buri begleitete in der Stadt Wetzikon die Ablösung der Geschäftsverwaltungssoftware BrainCONNECT durch CMI und blickt aufs Projekt zurück.
Das war die Situation in Wetzikon vor dem Wechsel
Die Stadtverwaltung arbeitete zwar mit BrainCONNECT, die Lösung war jedoch nicht flächendeckend eingeführt und stand nur sehr bereichsspezifisch im Einsatz. Hinzu kam, dass nicht alle Module verwendet wurden. Innerhalb der Verwaltung bestanden zudem keine einheitlichen Anwendungsregeln und das Personal war suboptimal geschult. Deshalb entschied sich Wetzikon, nochmals auf Feld 1 zurückzusetzen und eine weitere Ausschreibung für eine Geschäftsverwaltungssoftware zu lancieren. Dabei fiel der Entscheid auf CMI.
CMI-Projektbeginn in Wetzikon
2018 begann das Projekt in Wetzikon mit dem Ziel einer flächendeckenden Einführung von CMI. Mit 800 Mitarbeitenden, davon 350 Personen in der Kernverwaltung, ein umfangreiches Projekt. Die Stadt nahm sich deshalb genügend Zeit und stellte die nötigen Ressourcen bereit. Das Projektteam zog bereits von Beginn weg sämtliche Führungskräfte mit ein, um ein Umdenken einzuleiten. Denn die Arbeit mit CMI würde anders funktionieren als wie bisher gewohnt.
In einer intensiven Pilotphase testete die Stadtverwaltung, wie CMI bei vollem Betrieb funktionierte und wo Prozesse oder Grundlagen angepasst und bereinigt werden mussten. Parallel dazu erarbeitete die Verwaltung Grundlagen zur Arbeit mit CMI. Eine einheitliche Anwendung innerhalb der gesamten Organisation war wichtig. In der neuen Applikation soll kein Chaos entstehen.
Zudem fanden umfangreiche und fokussierte Schulungen für den Superuser, das Kader bis hin zum User light, statt.
Die Einführung: Los gings mit CMI
Nach 1.5 Jahren intensiver Vorarbeit, fand die Einführung von CMI statt. Es war gleichzeitig ein Change-Projekt, da mit der neuen Software die tägliche Arbeit umgestellt wurde und Prozesse anders liefen. Dieser Change wurde sorgfältig begleitet und das Kader legte in Workshops die nötigen Leitplanken fest (z. B. bereichsübergreifende Geschäfte definieren, Geschäftslogik aufbauen oder Zugriffe durchdenken). Auch in Wetzikon verlief die Einführung und der Betrieb nicht ohne Herausforderungen. Diese wurden aber gemeinsam gemeistert.
Nun hat CMI in Wetzikon BrainCONNECT abgelöst. Die Stadt und CMI bleiben auch künftig in Kontakt, um Weiterentwicklungen vorzunehmen oder neue Module einzuführen. Immer mit dem Gedanken, eins ums andere anzugehen und das Projekt nicht zu überladen, damit die Organisation den Change gut verarbeiten kann.
Die Vor- und Nachteile von CMI für Wetzikon
Vorteile:
- bereichsübergreifende Arbeit und minimierte Redundanzen
- einfacheres Handling
- sichergestellte Archivierung
- gutes, automatisiertes Sitzungsmanagement, das Zeit spart und die Qualität sichert
Nachteile:
- z. T. stehen zusätzliche, sehr spezialisierte Zusatzapplikationen (z. B. für Immobilien) im Einsatz
- Aufbau von Schnittstellen, die nun Schritt für Schritt umgesetzt werden
Wetzikon zieht ein Fazit
Zentral ist, das Projekt gut aufzugleisen, es mit Leidenschaft voranzutreiben und mit Vorbild vorauszugehen. CMI ist sehr umfassend und auch für kleine Gemeinden bestens geeignet. Martina Buris Kernanliegen ist nicht zuletzt, dass es sich bei der Einführung von CMI um ein Organisationsprojekt handelt. Dabei soll der Fokus v. a. auf den Mitarbeitenden liegen und deshalb Führungskräfte früh miteinbezogen werden. Zudem braucht es genügend finanzielle und personelle Ressourcen. Ein solches Projekt bedeutet eine Umstellung im täglichen Arbeiten. Deshalb ist es wichtig, Organisation mit ihren Prozessen kritisch zu hinterfragen.
der CMI Web Client für Gemeinden
Die CMI-Mitarbeitenden zeigen am CMI Web-Event 1/22 die Möglichkeiten des neuen Web Clients für Gemeinden auf. Das ist der Web Client im Überblick:
- neue Oberfläche mit Einstiegsmöglichkeiten, Anmeldung und Datenschutz
- geräteunabhängiger Einsatz
- neue Farben und verbesserte Benutzerfreundlichkeit
- 1. Seite: Dashboard mit Volltextsuche, Begrüssung, nächsten Aufgaben und zuletzt geöffneten Objekten
- generell optimierte Menüführung
- neue Objekte anlegen
- in den Anwendungen zu finden: im Web Client bereitstehende Module, Favoriten, Suchfeld, Facettierung mit Dokumenten, Geschäfte, Dossiers und Aufgaben
- auf Geschäftsebene zu finden: Dossiers, Status eines Dossiers, Geschäftseigner, Trefferliste, gespeicherte Suche wie auch Reports
- in den Aufgaben zu finden: Pendenzenliste, Mahnliste, Auftraggebende und Auftragnehmende, Suche sowie einfach verschiebbare Termine
- mobiler Zugriff auf Kontakte (alphabetisch oder über Volltextsuche) mit allen wichtigen Informationen, direkte Telefonanwahl oder E-Mail-Versand
- direkter Zugriff auf die Sitzungsvorbereitung
Das CMI-Team spielt im Web Client einen beispielhaften Prozess durch. Dabei handelt es sich um die Organisation eines Dorffests. Die Mitwirkenden eröffnen über Objektvorlagen ein Dossier, involvieren mittels Kooperation externe Stellen, aktivieren Aufgaben und Workflows oder bearbeiten Dokumente und legen diese ab. Zudem greifen die Akteure mobil auf die Sitzungsvorbereitung zu.
CMI Release 22: Der Überblick
- neue Navigation und Layout im Web Client
- globale Neuerstellung mit Objektvorlagen
- Aufgaben im Web Client und Desktop Client: Neuerstellung mit Wizard dank Objektvorlagen (Einzelaufgabe, Standardaufgabe oder Aufgabe an mehrere Empfänger), vereinfachter Workflow sowie Workflowdesigner: direkt über Objektvorlagen abrufbar, mit ausführlicher Dokumentation
- PWA-Funktion: ganz einfach App-ähnlich den CMI Web Client aufrufen
- voller Funktionsumfang durchgängig auf allen Geräten verfügbar: Vereinfachung des Web Clients und geräteunabhängige Anwendung, wodurch Sie jederzeit, überall und sicher mit Ihren Mitarbeitenden interagieren – erleben Sie im Video die Live-Präsentation.
- GWR 3.0: von zwei Pilotkunden unterstützt, erfolgreich nach neuem eCH-Standard überführt
Kundennah die CMI-Behördenlösungen weiterentwickeln
Momentan arbeitet CMI – mit und für die Kunden – an der strategischen Weiterentwicklung der CMI-Behördenlösungen. Konkret handelt es sich dabei um CMI Séances und CMI Procès-verbal.
Das Ziel hiervon ist, alle Behördenlösungen in den Web Client zu integrieren und unseren Kunden einfach und vereinheitlicht anzubieten. Dabei stellen wir sicher, das aus verschiedenster Perspektive auf die Sitzungsdaten zugegriffen werden kann (z. B. Kanzlei/Sitzungsvorbereitung und Sitzungsteilnahme/Gremiumsmitglied). Dieser Zugriff auf die Dossiers geschieht nur noch über eine einzige Lösung, nämlich den CMI Web Client. Auch hier dürfen Sie auf den vollen Funktionsumfang und das seit dem Release 22 verbesserte Layout zählen.
Bis anhin waren CMI Protokoll und CMI Sitzungen (mit relativ starren Sitzungen und Abläufen) eher auf den Einsatz in der Exekutive fokussiert. Im Zuge der Weiterentwicklung lenkt CMI den Fokus darauf, dass die Lösungen nicht nur für die Exekutive, sondern auch fürs Parlament und die Kommissions- oder Fraktionsgeschäfte aber auch für einfache ad-Hoc-Sitzungen in Ämtern und Abteilungen optimiert werden. Sie sollen – dank verbessertem UX Design – in Zukunft noch mehr und besser mit unseren Lösungen arbeiten können. Geniessen Sie auch hier eine Live-Vorstellung.
Die Weiterentwicklung von CMI Sitzungen und CMI Protokoll entsteht mit Arbeitsgruppen aus Kantonsvertretenden (Regierung/Parlament), Gemeinden und Städten sowie CMI-Projektleitenden.
Haben Sie Fragen zum Einsatz von CMI in Gemeinden? Hinterlassen Sie diese als Kommentar. Vielen Dank.