Sitzungsvorbereitung 2.3 mit Annotationsfunktion und mehr

Mit der Einführung von CMI AXIOMA haben unsere Kunden das Fundament für die digitale Transformation und die Automatisierung ihrer internen Prozesse gelegt. Jetzt setzt CMI mit der Sitzungsvorbereitung 2.3 einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zu erfolgreichem eGovernment und medienbruchfreier Zusammenarbeit. So kann man mit der neuen Version beispielsweise Annotationen direkt im PDF erfassen. Damit wird eine noch nähere, effizientere Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung in den Exekutiven und Legislativen möglich.

Die Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion erlaubt eine noch effizientere Sitzungsdurchführung, da die Sitzungsteilnehmer ihre Wortbegehren bereits im Vorfeld äussern können. So kennt der Sitzungsleiter die einzelnen Informationen und Voten bereits vor der Sitzung und kann diese gezielt einplanen. Die Veröffentlichung und Freigabe der Sitzung erfolgt per Knopfdruck und Unterlagen sind umgehend elektronisch verfügbar. Neben der Zeitersparnis für die physische Vervielfältigung der Dokumente werden auch Druck- und Papierkosten reduziert. Zudem wird das Berechtigungssystem von CMI AXIOMA übernommen: Die Sicherheit der Daten wird mit einer Verschlüsselung sowie persönlicher Identifikation garantiert.

Bereits heute setzen über 150 unserer Kunden die Mobile Sitzungsvorbereitung ein – vom Stadtrat der Stadt Baden über den Hochschulrat der Universität Zürich und das Parlament des Kantons Bern (Grosser Rat) bis hin zur Gemeinde Pontresina. Ein klares Zeichen dafür, dass unsere Kunden die Anforderungen der Digitalisierung verstanden haben und richtig umsetzen. Gerade heute, wo es immer schwieriger wird, Personen für öffentliche Ämter zu begeistern, muss eine Verwaltung Effizienz beweisen und darf die Zeit der Behördenmitglieder nicht mit einer stationären Aktenauflage im Verwaltungsgebäude «vergeuden».

Annotationen von Dokumenten ohne Zwischenspeichern
Seit der Einführung der Version 1 der Mobilen Sitzungsvorbereitung vor drei Jahren haben wir das Kundenfeedback aus der Praxis in die Lösung einfliessen lassen. Mit dem Release 18 lancieren wir nun die neue Version 2.3 der Sitzungsvorbereitung. Besonders stolz sind wir, dass mit der neuen Version auch das Annotieren von Dokumenten direkt innerhalb der Lösung möglich ist – ohne lokales Abspeichern und erneutes Hochladen der Dokumente. Dokumente, die vom Sitzungsleiter als Unterlage zur Verfügung stehen, werden bei einer Veränderung (Annotation) automatisch in den Bereich «Persönliche Dokumente» gespeichert. Danach können sie über die Freigabe für die kollaborative Arbeit mit weiteren Gremiumsmitgliedern freigegeben werden. 

E-Mail-Notifikation
Eine ebenfalls immer wieder gewünschte Funktion ist die proaktive Benachrichtigung bei Veränderungen innerhalb der Sitzungsobjekte. Künftig kann der Benutzer in seinen Einstellungen aktivieren, ob er bei Änderungen an einer Sitzung, einem Traktandum oder einem Dokument per Mail benachrichtigt werden möchte. Wer die Einstellung aktiviert hat, erhält in definierten Zeitintervallen ein E-Mail (Zusammenfassung) mit den Änderungen. Es handelt sich dabei um dieselben Änderungen, die neu auf der Startseite der Sitzungsvorbereitung erscheinen, einfach proaktiv. Das heisst, wenn ein Gremiumsmitglied einem Kollegen ein Dokument freigibt, so wird dieser initiativ benachrichtigt und kann dann auf diesem Dokument weiterarbeiten.

Erstellung Gesamt-PDF über Sitzung und Traktanden
Die Rückmeldungen aus der Praxis zeigen uns immer auch, wie unsere Kunden arbeiten möchten. Heute lassen sich Dokumente einzeln öffnen und anschauen. Das Bedürfnis unserer Kunden war aber, dass sie pro Traktandum ein Gesamt-PDF erstellen können, in dem dann alle Unterlagen, die in diesem Traktandum vorkommen, nahtlos hintereinander zusammengestellt sind. Diese Funktion steht jetzt nicht nur auf den einzelnen Traktanden zur Verfügung, sondern Sie können auch alle Dokumente einer Sitzung in einem Gesamt-PDF anzeigen lassen.