Vor sechs Jahren entwickelte CMI die Software für die digitale Sitzungsvorbereitung “CMI Sitzungen“: Eine App und eine Web-Applikation für Menschen, die physisch an verschiedenen Orten sind und gemeinsam Sitzungen effizient vorbereiten, durchführen und wichtige Entscheide fällen. Über 8 000 Behördenmitglieder benutzen die mobile Sitzungsvorbereitung. In der heutigen Zeit, mit mehr Homeoffice, wird die Anwendung zum noch wichtigeren Werkzeug.
Nebst einer Vielzahl an Regierungsräten, Gemeinderäten und weiteren Gremienmitgliedern, nutzt auch CMI die digitale Sitzungsvorbereitung intern seit Jahren erfolgreich. Der CMI-Verwaltungsrat beispielsweise ist über die ganze Schweiz verteilt. Sitzungen führt er mit “CMI Sitzungen” ohne grossen Aufwand und optimal vorbereitet durch. Wie funktioniert das?
CMI Sitzungen – so funktioniert die Sitzungssoftware
Sitzung planen
Die Software dient der Planung und Organisation der bevorstehenden Sitzung. Die Sitzungsplanerin von CMI eröffnet in “CMI Protokoll” eine neue Sitzung und generiert die anstehenden Traktanden. Pro Traktandum bereitet sie ein Beschlussdokument vor. Nun werden die Traktanden mit allen nötigen weiteren Dokumenten aus dem CMI und evtl. weiteren Quellen verknüpft. Zum Schluss wird die Traktandenliste für die bevorstehende Sitzung erstellt. Die Sitzungsplanerin versendet die Sitzungseinladung samt Traktandenliste. Dies geschieht via Link auf “CMI Sitzungen” an die Teilnehmenden. Dank der mobilen Sitzungsvorbereitung wird während der Planung und Vorbereitung gänzlich auf Papier verzichtet.
Sitzung vorbereiten
Jürg Müller, Sitzungsleiter und CMI-Verwaltungsratspräsident
Damit sich die Teilnehmenden persönlich auf die Sitzung vorbereiten können, sind sämtliche Unterlagen jederzeit und überall verfügbar. Je nach Vorliebe wird die Sitzung auf dem Tablet, Handy oder Laptop, zur frühen Morgenstunde oder spät nachts, auf dem Liegestuhl, im Homeoffice oder auf dem Sofa vorbereitet. Die Offline-Funktion erlaubt es den Sitzungsteilnehmenden sogar dort zu arbeiten, wo kein Netz vorhanden ist. So werden die Sitzungsunterlagen studiert, zusätzliche Dokumente angefügt, Traktanden mit persönlichen Notizen (Annotationen) ergänzt, Wortbegehren angemeldet und von der Zustimmungsfunktion Gebrauch gemacht.
“Jedes Traktandum hat einen Verantwortlichen, der die notwendigen Dokumente bis drei Tage vor der Sitzung bereitstellt. So ist genügend Zeit vorhanden, um sich zu informieren und mittels Annotation Notizen und Fragen hinzuzufügen. Die Sitzung ist gut vorbereitet, wir wissen voneinander und die Resultate sind nachvollziehbar.”
Jürg Müller
Benötigt eine Person Unterlagen aus vergangenen Sitzungen, sind diese jederzeit einsehbar. Angefügte Dokumente und Annotationen teilen die Sitzungsteilnehmenden untereinander, was zu Transparenz und Übersicht verhilft. Auch hier sorgt die mobile Sitzungsvorbereitung dafür, dass keine schweren Aktenstapel abgearbeitet werden müssen. “CMI Sitzungen” wird von allen üblichen Browsern unterstützt und existiert als App für Android und iOS. CMI bietet den Service als vollständige Cloud-Lösung, inkl. Datenspeicherung, oder als hybrides Modell (ergänzend zu einer lokalen Kundeninstallation) an.
Sitzung durchführen
Sobald die Sitzung veröffentlicht ist, stehen die Unterlagen online zur Verfügung. Da die Person, die die Sitzung leiten wird, über Wortbegehren und Zusatzinformationen informiert ist, führt sie die Sitzung effizient durch.
“Wir führen interaktive, schnelle und effiziente Sitzungen durch. Mit CMI Sitzungen macht der CMI-Verwaltungsrat das Richtige richtig. Unbekannte Dokumente, die in letzter Sekunde eingereicht werden und Entscheide erschweren, gibt es dank unseres Systems nicht.”
Jürg Müller
Jeder Beschluss wird im dafür vorbereiteten Dokument festgehalten. In der momentanen Situation verwendet CMI “Microsoft Teams” um Meetings aus dem Homeoffice produktiv durchzuführen. Die Videofunktion vereinfacht die Kommunikation während der Sitzung entscheidend.
“Microsoft Teams wertet die mobile Sitzungsvorbereitung zusätzlich auf. In Zeiten von Social Distancing und darüber hinaus, sehe ich auf dem einem Screen jederzeit mein Team und pflege so die nötige Nähe. Mit dem zweiten Screen leite ich problemlos durch die Sitzung.”
Jürg Müller
Während des gesamten Sitzungsprozesses ist von Papier keine Spur auszumachen. Unsere Kunden entschädigen ihre Sitzungsteilnehmenden oft einfach und unkompliziert mit “CMI Sitzungsgeld“.
Interessieren Sie sich für “CMI Sitzungen”? Haben Sie Fragen zu unserer Softwarelösung? Wenden Sie sich jederzeit via E-Mail oder Telefon (+41 43 355 33 99) an unser Verkaufsteam. Wir beraten Sie umgehend.
Welche Tipps und Tricks haben Sie für die Durchführungen von Meetings aus dem Homeoffice gesammelt? Wir freuen uns auf alle Kommentare, die das Arbeiten im Homeoffice optimieren. Danke.