Seit ihrer Lancierung vor fünf Jahren ist die CMI Sitzungsvorbereitung bei unseren Kunden nicht mehr wegzudenken. Ja, die Benutzer wissen teilweise gar nicht mehr, wie man ohne den digitalen Helfer früher mit der grossen Papierflut umgegangen ist. Heute nutzen bereits über 5000 Behördenmitglieder bei 180 unserer Kunden die digitale Art des Aktenstudiums. Auf kantonaler Stufe setzen zwölf von 17 Regierungen, die auf CMI bauen, unsere Lösung produktiv und erfolgreich ein.
Digitalisierung hat nicht nur mit der Grösse der Verwaltung zu tun. Auch die CMI Sitzungsvorbereitung wird nicht nur von unseren grossen Kunden eingesetzt, sondern gerade kleinere Organisationen schätzen die Flexibilität und Mobilität. Die kleinste Gemeinde, welche die mobile Sitzungsvorbereitung einsetzt, hat gerade mal rund 400 Einwohner
Durch die nahtlose Integration der Protokollverwaltung in die Geschäftsverwaltung der CMI Lösungsplattform haben unsere Kunden alle relevanten Informationen für die mobile Sitzungsvorbereitung bereits digitalisiert. Deshalb sind sie fürd ie Digitalisierung bereits gerüstet und können mit mobilen Ergänzungen heutige ebenso wie vergangene Sitzungsinformationen jederzeit und überall online verfügbar machen.
Auch auf Kostenseite gibt es positive Effekte: In einer Medienmitteilung vom März 2018 berichtete der Kanton Luzern, dass sich in Luzern durch die neue mobile und digitale Art der Sitzungsvorbereitung respektive durch die Reduktion des postalischen Kantonsratsversandes jährlich rund CHF 50 000 an Material-, Versand- und Personalkosten sparen lassen.
NACHGEFRAGT: WAS BRINGT DIE SITZUNGSVORBEREITUNG IN GROSSEN VERWALTUNGEN?
INTERNA wollte von zwei Regierungsräten wissen, wie sie die Sitzungsvorbereitung einsetzen, welchen konkreten Nutzen sie in ihrer Behördenarbeit sehen und was sie sich wünschen, um ihre Arbeit noch effzienter zu erledigen. Christoph Amstad ist Landammann und seit 2016 im Regierungsrat des Kantons Obwalden als Vorsteher des Sicherheits- und Justizdepartements. Reto Wyss ist seit Juli 2011 Regierungsrat des Kantons Luzern und Vorsteher des Bildungs- und Kulturdepartements. Wir danken den beiden Regierungsräten, dass sie sich dazu bereit erklärt haben, unsere Fragen zu beantworten.
WIE HABEN SIE SICH VOR DEM EINSATZ DER MOBILEN SITZUNGSVORBEREITUNG AUF IHRE REGIERUNGSSITZUNGEN VORBEREITET?
Christoph Amstad: «Ich bin nun seit zweieinhalb Jahren im Amt und habe seit Beginn mit der mobilen Sitzungsvorbereitung von CMI gearbeitet. So wie ich gehört habe, war das früher ein ausschliesslich papiergetriebener Prozess mit einer physischen Aktenauflage in der Staatskanzlei im Regierungsgebäude». Anmerkung der Redaktion: Die kantonale Verwaltung im Kanton Obwalden arbeitet bereits seit über 20 Jahren mit der Geschäftsverwaltung der CMI.
Reto Wyss: «Die Sitzungsvorbereitung der Regierung erfolgte bis zu diesem Zeitpunkt ausschliesslich auf Papier, obwohl die Mitglieder der Regierungsratssitzung ohne weiteres auch mit dem AXIOMA Full-Client hätten arbeiten können. Da wir im Bildungs- und Kulturdepartement aber bereits seit längerem die mobile Sitzungsvorbereitung von CMI AXIOMA für unsere Geschäftsleitungssitzungen im Einsatz hatten, war die Umstellung für mich nicht gross. Einzig unsere internen Prozesse mussten noch konsequent auf digital umgestellt werden. Ich schätze an der mobilen Sitzungsvorbereitung vor allem die ständige und ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Informationen, insbesondere auch jener von früheren Sitzungen. Die Zeiten, als noch grosse Mengen Dokumente aufbereitet, geschleppt und abgelegt wurden, sind glücklicherweise vorbei.» Anmerkung der Redaktion: Der Kanton Luzern hat bereits vor über zehn Jahren mit CMI AXIOMA die Basis für die Geschäft- und Protokollverwaltung gelegt.»
WIE LANGE SETZEN SIE BEREITS DIE MOBILE SITZUNGSVORBEREITUNG EIN?
Christoph Amstad: «Die Sitzungsvorbereitung ist schon rund drei Jahre im Einsatz. Das heisst, als ich mein Amt angetreten habe, war diese Möglichkeit schon gegeben. Heute arbeiten alle Mitglieder der Obwaldner Regierung mit der digitalen Lösung von CMI. Akten in Papierform gibt es nur noch in Ausnahmefällen wie zum Beispiel bei Plänen oder Landkartenausschnitten.»
Reto Wyss: «Der Regierungsrat des Kantons Luzern ist offiziell seit Mitte Oktober 2018 mobil und komplett papierlos unterwegs. Hintergrund war die konsequente Digitalisierung, welche die kantonale Verwaltung seit einigen Jahren vorantreibt. Selber konnte ich, dank den Vorkenntnissen aus unserem departementsinternen Einsatz, bereits in der Testphase im Sommer 2018 mit der Umstellung beginnen. Seit Oktober arbeiten alle Mitglieder des Regierungsrates und selbstverständlich der Staatsschreiber sowie der Protokollführer ausschliesslich digital und bereiten auch die Sitzungen so vor. An den Sitzungen selbst haben wir höchstens noch die Traktandenliste (Report) mit den Wortmeldungen und Notizen auf Papier dabei. Obwohl wir alle keine <Digital Natives> sind, ist die Freude an der neuen Arbeitsweise – auch dank der einfachen Bedienung der mobilen Sitzungsvorbereitung von CMI AXIOMA – spürbar.»
WAS SCHÄTZEN SIE AN DER ARBEIT MIT DER MOBILEN LÖSUNG VON CMI?
Christoph Amstad: «Ich schätze es sehr, dass ich jederzeit von überall her und von verschiedenen Kanälen (Laptop, PC zu Hause, Tablet und Mobiltelefon) auf die Daten der aktuellen, aber auch vergangenen Sitzungen zugreifen kann.»
Reto Wyss: «Ich schätze es sehr, für die Vorbereitung und die Sitzung nicht mehr stapelweise Papier mit mir herumtragen zu müssen. Zudem kann ich jetzt freie Zeitfenster ortsunabhängig für die Vorbereitung nutzen. Dank der einfachen Möglichkeit für Informationen an die anderen Sitzungsteilnehmer lassen sich die Sitzungen effizienter durchführen.»
WAS FEHLT, DAMIT SIE SICH NOCH EFFIZIENTER AUF IHRE REGIERUNGSSITZUNGEN VORBEREITEN KÖNNEN
Christoph Amstad: «Wenn das Dokument elektronisch bearbeitet wurde, wäre es hilfreich, wenn die bearbeitete Version EINFACH und SCHNELL gespeichert werden könnte. Aber mit der neuen Version im April 2019 wird das ja bereits möglich sein.»
Reto Wyss: «Bei den Reports gibt es sicher noch Optimierungspotenzial. Es wäre gut, wenn der gleiche Funktionsumfang bei der mobilen Sitzungsvorbereitung angeboten wird wie beim Full Client. Der Webclient sollte zudem automatisch synchronisiert werden. Ein vollständiger Web Access (ohne VPN) ist für eine effiziente Sitzungsvorbereitung unabdingbar. Die Möglichkeit, persönliche Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, würde die Sitzungsvorbereitung ebenfalls erleichtern.»
MOBILE SITZUNGSVORBEREITUNG – IHR MEHRWERT:
- Annotation direkt im Dokument ohne lokale Zwischenspeicherung
- Hinzufügen von persönlichen Dokumenten in der sicheren CMI Ablage
- Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion
- Persönliche Notizfunktion pro Traktandum inkl. Freigabe unter Gremiumsmitgliedern
- 1-Klick-Veröffentlichung einer Sitzung mit allen Unterlagen (inkl. automatischer PDF-Konvertierung)
- Diverse Authentifzierungs- und IAM-Integrationen für höchste Sicherheitsansprüche