Best-Practice-Video: Gemeindeschreiber Richard Falk zeigt, wieso die Geschäftsverwaltungssoftware nicht mehr aus der Gemeindeverwaltung wegzudenken ist.
Die Videosequenz entstammt dem CMI Web-Event 2/2021, der im September 2021 ausgestrahlt wurde.
Wir wünschen Ihnen gute Unterhaltung mit dem Best-Practice-Beispiel der Gemeinde Goldach.
Warum CMI nicht mehr aus der Gemeindeverwaltung wegzudenken ist
Richard Falk, Gemeindeschreiber Gemeinde Goldach
Goldach als Beispiel für Best Practice
Ausgangslage:
- Einheitsgemeinde mit 9 500 Einwohnenden
- Geschäftsverwaltungssoftware CMI ist seit 2011 im Einsatz
- 48 Benutzende (Gemeinde- und Schulverwaltung, Schulleitung, Schulsozialarbeit, technische Betriebe, Werkhof)
- 1 500 – 2 000 Geschäfte pro Jahr
- ca. 50 000 Dokumente pro Jahr, Tendenz steigend
Grundsatzentscheid: entweder ganz mit CMI-Software arbeiten oder gar nicht
Goldach hat 2011 den wichtigen Grundsatzentscheid gefällt, mit CMI entweder ganz oder gar nicht zu arbeiten. Das bedeutet:
- alle Geschäfte nur noch in CMI abzuspeichern
- physische Dokumente konsequent einzuscannen – medienbruchfrei zu arbeiten
- wo sinnvoll Fachlösungen miteinzubeziehen (CMI Bau, CMI Verträge, CMI Bürgerrecht)
- vielfältige Zusatzfunktionen zu nutzen (Aufgaben/Standardaufgaben, Beteiligungen, Objekt- und E-Mail-Vorlagen, Reports etc.)
- CMI Sitzungen einzusetzen und Sitzungen mit CMI Sitzungsgeld abzurechnen
- eine Vorlagenmanagement (officeatwork) zu nutzen
Ziel: Die Verwaltung der Gemeinde Goldach profitiert am meisten von der Geschäftsverwaltungssoftware CMI, wenn sie die verschiedenen Anwendungen/Funktionen bestmöglich kombiniert.
6 Zusatzfunktionen mit konkreter Anwendung:
- Standardaufgaben:
- Warum arbeitet Goldach mit Standardaufgaben?
- Beispiel: Volksabstimmungen
- Objektvorlagen:
- Warum arbeitet Goldach mit Objektvorlagen?
- Beispiel: Gemeindemagazin “Wellenbrecher”
- Mailvorlagen:
- Warum arbeitet Goldach mit Mailvorlagen?
- Beispiel: Gemeinderatsmitteilungen, die an ausgewählte Medien versendet werden
- Reports:
- Warum nutzt Goldach Reports?
- Beispiel: Pendenzenliste Gemeinderat
- CMI Sitzungen:
- Warum nutzt Goldach CMI Sitzungen?
- Beispiel: Gemeinderatssitzung
- CMI Sitzungsgeld:
- Warum nutzt Goldach CMI Sitzungsgeld?
- Beispiel: Sitzungsgeldabrechnung Halbjahresabschluss
Warum ist CMI nicht mehr aus der Gemeindeverwaltung wegzudenken?
Die Geschäftsverwaltungssoftware bietet:
- Zugriff auf alle Dokumente von überall her (Homeoffice)
- Umfassende Übersicht über Geschäfte und Pendenzen
- vereinfachte Zusammenarbeit
- Steigerung der Effizienz und Qualität
- wichtiger Bestandteil des IKS
- Grundlage für die digitale (papierarme) Verwaltung und das digitale Langzeitarchiv
In 3 Wörtern zusammengefasst: Übersicht – Effizienz – Qualität
Weitere Videosequenzen des CMI Web-Events 2/2021:
Möchten Sie weitere Kundenstimmen als Videosequenz sehen? Im CMI-Blog schalten wir in regelmässigen Abständen neue Filmausschnitte auf, damit Sie sich fokussiert über ausgewählte Themen informieren können.
- Dr. Mathias Brun, Staatsschreiber des Kantons Schwyz
Wünschen Sie weitere Best-Practice-Beispiele? Welche Bereiche interessieren Sie konkret? Vielen Dank für Ihren Vorschlag als Kommentar.