Der CMI Web-Event 2/2021 stand ganz im Zeichen unserer Kundinnen und Kunden. Sie berichteten über den Einsatz von CMI in den unterschiedlichsten Bereichen und Organisation.
Den Auftakt machte Dr. Mathias E. Brun, Staatsschreiber des Kantons Schwyz mit seinem Referat zur Einführung eines ganzheitlichen Geschäftsverwaltungssystems im Kanton Schwyz.
Viel Vergnügen mit der Filmsequenz!
Einführung eines ganzheitlichen Geschäftsverwaltungssystems im Kanton Schwyz
Dr. Mathias Brun, Staatsschreiber des Kantons Schwyz
Einführung der Software in Schwyz
Einführung: Phase 1 bis 4
Die Ausgangslage:
Bis 2018 nummeriert der Staatsschreiber die Beschlüsse des Regierungsrats mit dem Nummerierungsstempel von Hand. Mit MS Office, E-Mail und dem Windows-Explorer versucht die kantonale Verwaltung in Schwyz bestmöglich, die gesetzlichen Aufträge zu erfüllen – noch ohne elektronisches Geschäftsverwaltungssystem.
Am 1. Januar 2019 führt die Verwaltung des Kantons Schwyz CMI als ganzheitliches Geschäftsverwaltungssystem ein.
Phase 1:
Dem Projektteam rund um Staatsschreiber Dr. Mathias E. Brun ist es wichtig, klein zu beginnen. Das Projektteam führt CMI deshalb nur bei wenigen Personen in der Staatskanzlei ein. Parallel dazu wird die Standardsoftware von CMI auf die Verhältnisse des Kantons Schwyz angepasst.
Phase 2:
In einem nächsten Schritt erstellt das Team für jedes Departement einen eigenen Mandanten um die Ämter an das neue System anzubinden. In dieser Phase erhält die Regierung die mobile Sitzungsvorbereitung: Sitzungen führte die Regierung nun elektronisch unterstützt durch. Fortan gilt auch die Pflicht, dass sämtliche Regierungsgeschäfte und der Austausch unter den Departementen zwingend über CMI erfolgen müssen. Interne Schulungen beginnen, was zu einer hohe Akzeptanz von CMI innerhalb der Verwaltung führt. Schlussendlich wird in Phase 2 der elektronische Posteingang eingeführt.
Phase 3:
Das Parlament wird mit der Sitzungsvorbereitung und die bereits angeschlossenen Ämter auf freiwilliger Basis mit CMI ausgerüstet. Schlussendlich führt der Kanton die Sitzungsgeldabrechnung und das Behördenverzeichnis ein.
Phase 4:
Die Kommissionen des Parlaments arbeiten – ebenfalls auf freiwilliger Basis – mit der mobilen Sitzungsvorbereitung.
Besonderheiten
Die Kantonsverwaltung setzt CMI ganzheitlich ein. D. h., dass die Geschäfte vom elektronisch erfassten Posteingang, über die Sachbearbeitung in den Departementen, in der Regierung, Kommission und im Parlament bis zur Ablage im Archiv komplett mit CMI und ohne Medienbrüche bearbeitet werden.
Zudem hat Schwyz:
- eine Mehrmandantenarchitektur
- verschiedene Module (Posteingang, Behördenverzeichnis und Sitzungsgeldabrechnung) im Einsatz
- ein System, das ermöglich, Sitzungen auch bei einem Systemausfall durchzuführen
- eingerichtet, dass Inhalte aus CMI ins Internet publiziert werden können
- CMI und Outlook – zwecks Synergien – gleichzeitig eingeführt
Selbstbeurteilung: Stärken und Schwächen
Stärken:
- Der Kanton Schwyz macht in der Digitalisierung einen Quantensprung.
- Die Verwaltung führt eine bewährte Software ein und optimiert damit gleich die eigenen Prozesse.
- Mit CMI entstehen keine Medienbrüche mehr.
- Durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen reduziert sich das Fehlerpotential.
- CMI ist Homeoffice-kompatibel.
Schwächen:
- Das Projektteam nimmt gleichzeitig mit der Einführung von CMI das Parlament mit ins Boot. Das bringt eine höhere Komplexität und verschiedene zusätzliche Userbedürfnisse mit sich. Es müssen viele Bedürfnisse unter einen Hut gebracht werden, was in Schwyz gelingt.
- Durch die Mehrmandantenstruktur entsteht ein gewisser Informationsverlust.
- Die Suche nach einem zentralen Adressverzeichnis für alle Mandanten ist noch nicht abgeschlossen.
Erkenntnisse
Was es in einer kantonalen Verwaltung für die erfolgreiche Einführung von CMI braucht:
- Das richtige Zeitfenster für die Einführung ist entscheidend.
- Die Unterstützung des Projekts durch die oberste Führungsebene ist Voraussetzung.
- Es gilt, den richtigen Grat zwischen Pflicht und Freiwilligkeit in der Anwendung der Geschäftsverwaltungssoftware zu finden.
- Eine gute Schulung (auch durch eigenes Personal) ist die Basis des Erfolgs.
- Die Mitarbeitenden der Verwaltung brauchen Zeit für die Angewöhnung ans neue System.
- Eine schlanke und kompetente Projektleitung ist von Vorteil.
Dr. Mathias E. Brun empfiehlt, nicht zu versuchen, den bisherigen Zustand maximal abzubilden. Er rät, offen zu sein, um das gesamte Potential der Geschäftsverwaltungssoftware von CMI maximal zu nutzen.
Sein Fazit: Dank CMI und der Geschäftsverwaltungssoftware hat der Nummerierungsstempel im Kanton Schwyz ausgedient.
Weitere Beiträge unserer Kundinnen und Kunden:
- Richard Falk, Gemeinderatsschreiber Gemeinde Goldach
- Warum CMI nicht mehr aus der Gemeindeverwaltung wegzudenken ist
- Alex Mathis, Geschäftsführer Gemeinde Ebikon
- Erfolgsfaktoren bei der CMI-Einführung
Dr. phil. Gregor Egloff, Archivar Staatsarchiv Kanton Luzern
- Fachlösungen selbst realisieren
Markus Stoll, Abteilungsleiter Zivilstandswesen Kanton Zürich
- CMI Zivilstand – von der Individuallösung zum Standard
Andrea Balmer, Verantwortliche GEVER Thun/Projektleiterin Stadt Thun
- Medienbruchfrei unterwegs mit dem CMI Web Client
Interessiert? Auf unserem CMI-Blog werden wir ab sofort und in regelmässigen Abständen die einzelnen Filmsequenzen für Sie aufschalten. So informieren Sie sich fokussiert über ausgewählte Themen.
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