Um in der Digitalisierung einen wichtigen Schritt vorwärts zu kommen, entschied sich die Gemeinde Ebikon, ein neues Geschäftsverwaltungssystem einzuführen. Eines, welches die Zusammenarbeit vereinfacht und es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit ortsungebunden und flexibel zu organisieren. Mit CMI konnte das Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden.
Gemeinde Ebikon: Das Tor zu Luzern
Wenn Sie mit dem Zug von Zürich nach Luzern reisen und Ihr Blick nach einer Dreiviertelstunde über das Naherholungsgebiet Rotsee mit den Ruderbooten schweift, wissen Sie, dass Sie gleich Luzern erreichen. Wissen Sie auch, dass Sie gerade eben durch die Gemeinde Ebikon reisen? Drei Viertel des Rotseeufers liegt nämlich auf Ebikoner Boden. Ebikon – mit 14 000 Einwohnern – grenzt an die Stadt Luzern. Die Gemeindeverwaltung liegt keine 100 Meter von der Bahnlinie entfernt. 2013 entschied sich die Gemeinde Ebikon von der Digitalisierung zu profitieren und ein GEVER-System für sämtliche Abteilungen der Verwaltung einzuführen. So weit, so gut.Die Einführung des GEVER-Systems: 1. Versuch
Vom neuen Dokumentenverwaltungssystem erwartete Ebikon eine spürbare Erleichterung der täglichen Arbeit. Denn Studien zeigen: Büroangestellte suchen bis zu zwei Stunden pro Tag nach Dokumenten. Die Situation in Ebikon war diesbezüglich komplett undramatisch. Mit dem GEVER-System sollte das Dokumentenmanagement jedoch generell übersichtlicher und einfacher werden. Sollte… Die Einführung des ersten GEVER-Systems gelang nicht wie erhofft. Ebikon glaubte aber nach wie vor an die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems und fand bei der CM Informatik AG, wonach die Gemeinde suchte.Die CMI Lösungsplattform (AXIOMA) löst das bestehende System ab
Am 21. März 2019 fand das Kick Off für die Einführung der CMI Lösungsplattform (ehemals AXIOMA) statt. Ebikon und CMI setzten sich zum Ziel, in einem Dreivierteljahr die CMI Plattform, inklusive CMI Séances, CMI Procès-verbal für die Behördenadministration sowie CMI Verträge und eine NEST-Schnittstelle zur Einwohnerkontrolle, einzuführen. Dies flächendeckend für alle Abteilungen der Gemeindeverwaltung wie auch für die Schulen sowie das Alters- und Pflegeheim. Für das Projektteam der Gemeinde Ebikon und den Projektleiter der CMI hiess dies sodann: Initialisierung, Organisationsberatung, Konzeptphase, Realisierung, Einführung und Golive. Gewisse technische «Zwänge», wie das Abstellen des Explorers und das damit einhergehende Ablegen aller Unterlagen direkt im CMI – mit einer zweiwöchigen Übergangsfrist – führte zu einem bewussten, sauberen und schnellen Wechsel hin zur Arbeit mit der CMI Lösungsplattform. Seit dem 3. Januar 2020 ist das neue Dokumentenverwaltungssystem von CMI erfolgreich im Einsatz. Was wurde bei der Einführung der CMI Lösungsplattform besser gemacht?Zwei Schlüssel zum Erfolg: Die ORGANISATIONSBEratung von CMI und…
CMI-Projektleiter Manuel Weingartner, der seine Berufslaufbahn ebenfalls in der Verwaltung begonnen hatte und sich kürzlich zum Gemeindeschreiber ausbilden liess, begleitete die Einführung des CMI in Ebikon. Nach der Kick Off-Veranstaltung führte er mit sämtlichen Abteilungen der Gemeindeverwaltung von den Einwohnerdiensten, über Finanzen und Schule bis hin zum Personal – Abteilungsinterviews durch. In diesen Interviews wurde ermittelt:- Wie wurde in der Abteilung bisher gearbeitet?
- Wie gestaltet sich die heutige Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung? Funktioniert sie abteilungsübergreifend?
- Welche Wünsche haben die Mitarbeitenden an das neue System? Was sind die Anforderungen an die Software?
… das starke Projektteam aus Ebikon
Von ebenso grosser Wichtigkeit für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war das starke und höchste motivierte Projektteam der Gemeinde Ebikon. Da aus dem Projektteam jedes Mitglied eine Abteilung der Verwaltung vertrat, waren die Voraussetzungen für eine flächendeckende Einführung optimal. Vom initialen Startschuss an sassen alle beteiligten Mitarbeitenden im gleichen Boot. Der Kommunikationsbeauftragte informierte die gesamte Gemeindeverwaltung regelmässig, transparent und aktiv über den Stand des Projekts. Aus Sicht der CM Informatik AG arbeitete die Gemeinde Ebikon hier mit einer mustergültigen Projektkommunikation und zog die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess der Einführung mit ein – Kompliment.Stimmen aus dem Ebikoner Projektteam
«Mich hat bei der Demonstration die intuitive Bedienung des CMI fasziniert. Das Programm wurde für uns Anwender in der Praxis entwickelt.»
Philipp Kaufmann, Bevölkerungsdienste und Projektleiter Einführung CMI«Man spürt, dass das Produkt genau auf unsere Bedürfnisse angepasst wurde. Ich freue mich riesig auf die Einführung.»
Roland Beyeler, KommunikationsverantwortlicherAlex Mathis, Geschäftsführer der Gemeinde Ebikon, spricht an der CMI-Roadshow
Voraussichtlich im September 2020, hält Herr Alex Mathis, Auftraggeber und Geschäftsführer der Gemeindeverwaltung Ebikon, an der CMI-Roadshow* in Luzern ein Gastreferat zum Projekt «Ablösung bestehendes GEVER-System mit CMI». Er wird Sie aus Sicht Ebikon detailliert über das Projekt informieren und auf Ihre persönlichen Fragen eingehen. Der Auftritt von Herrn Mathis findet im Rahmen des ersten Programmteils am Vormittag statt. Das Gesamtprogramm und die Anmeldung für die CMI-Roadshow finden Sie demnächst unter Veranstaltungen. CMI hat Herrn Mathis im Vorfeld zum Projekt befragt. *CMI-Roadshow: Die Roadshow findet alle zwei Jahre an verschiedenen Standorten in der Schweiz statt. Das CMI-Team hält zu aktuellen Fachthemen informative Referate. Eine regionale Kundenvertrauen ergänzt den Anlass mit einem Bericht zu den CMI-Lösungen aus der Praxis.Sieben Fragen an Herrn Alex Mathis (Auftraggeber und Geschäftsführer Ebikon):
Wenn Sie die beiden Einführungen eines GEVER-Systems vergleichen: Was waren die Faktoren, die beim zweiten Anlauf mit CMI zum Erfolg führten?
Über alles gesehen, können wir auf folgende vier Erfolgsfaktoren zurückblicken:- Ein breit abgestütztes Projektteam quer durch alle Abteilungen.
- Hoch motivierte Mitarbeitende, sprich das Projekt wurde Bottom-up und nicht von Top-down umgesetzt.
- Die interne Kommunikation.
- Die unkomplizierte und professionelle Zusammenarbeit mit CMI.