Das erste Treffen mit dem Staatsschreiber des Kantons Schwyz, Herrn Dr. Mathias E. Brun, im Jahre 2017 beeindruckte die CMI. Denn Herr Brun setzte ein Statement, das klarer nicht hätte sein können: «Der Kanton Schwyz ist der einzige Urkanton, der bis zum heutigen Tag keine elektronische Geschäfts- und Protokollverwaltung (GEVER) einsetzt. Dies muss so schnell wie möglich ändern.» Gesagt, getan – in beeindruckendem Tempo.
Von Staatsscheiber Bruns Motivation angetrieben, durften wir in der Staatskanzlei Schwyz die CMI Lösungsplattform einführen – für den Kanton Schwyz war dies der erste Schritt Richtung digitale Zukunft und gleichzeitig das Einbiegen auf die digitale Überholspur.
WAS BISHER GESCHAH…
Dieser erste Schritt bedeutete konkret die Einführung der CMI Lösungsplattform mit CMI Dossier, CMI Aufgaben und CMI Kontakte als Basis. Dazu kam CMI Behördenadministration mit CMI Protokoll und CMI Sitzungen. Ab sofort konnte die Staatskanzlei ihre Regierungsratsgeschäfte digital vorbereiten.
Der Regierungsrat fällte darauf den Grundsatzentscheid, dass die CMI Lösungsplattform das strategische Produkt für die kantonale Verwaltung des Kantons Schwyz wird.
Daraus entstand ein Erweiterungsprojekt, welches alle sieben Departemente einschloss: Bald konnten auch die Departementsleitenden ihre Geschäfte für den Regierungsrat mit Hilfe der CMI Lösungsplattform aufbereiten. Unverzüglich begannen die ersten Departemente, z. B. das Baudepartement, ihre Ämter in die Arbeit mit der CMI Plattform zu integrieren.
Eine wichtige Etappe auf dem Weg zur Digitalisierung war der 1. Januar 2019: Die Regierungsratssitzungen wurden mit der mobilen Sitzungsvorbereitung ab diesem Zeitpunkt komplett digital vorbereitet und durchgeführt.
… UND WAS DIE ZUKUNFT BRINGT
Das Überholmanöver ist noch nicht abgeschlossen. Schwyz hat sich zum Ziel gesetzt, in naher Zukunft den Kantonsrat einzubinden, damit die Mitglieder der Kantonsregierung mit der mobilen Sitzungsvorbereitung ebenfalls vollständig digital arbeiten können.
Dank der klaren Ziele und direkten Kommunikation des Projektleiters Brun und dessen Staatskanzleiteam rund um Herrn Waldvogel sowie Frau Maraha biegt der Kanton Schwyz in Sachen Digitalisierung nun erfolgreich auf die Zielgerade ein. Zeit für einen Rückblick:
WAS WAR IHRE MOTIVATION FÜR DIE EINFÜHRUNG DER CMI LÖSUNGSPLATTFORM IN DER VERWALTUNG DES KANTONS SCHWYZ?
Dr. Mathias E. Brun: Die Kantonsverwaltung Schwyz ist von einer kleinen überschaubaren Verwaltung kontinuierlich zu einer mittelgrossen Verwaltung angewachsen. Dies hat die Verwaltungsarbeit – insbesondere die Koordination – anspruchsvoller gemacht. Die Kundenerwartungen und die regulatorischen Vorgaben in der verlangten Qualität und Quantität zu erfüllen, wurde zunehmend schwierig. Es war an der Zeit, ein ganzheitliches Geschäftsverwaltungssystem einzuführen.
WELCHEN MEHRNUTZEN BRINGT IHNEN DIE CMI LÖSUNGSPLATTFORM?
Dr. Mathias E. Brun: Sie bringt echten Mehrnutzen. Dank der vielseitigen Suchfunktion und den Automatisierungen erzielen wir einen Effizienzgewinn im Alltagsgeschäft. Aus Sicht der Staatskanzlei ist besonders erfreulich, dass die Fehlerquote dank der Standardisierung deutlich reduziert wurde. Mit der mobilen Sitzungsvorbereitung haben wir bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Regierungsratssitzungen einen Quantensprung gemacht.
WO LAGEN FÜR SIE DIE GRÖSSTEN HERAUSFORDERUNGEN WÄHREND DER UMSETZUNG DES PROJEKTS?
Dr. Mathias E. Brun: Die grösste Herausforderung bestand darin, die CMI Lösungsplattform rasch und umfassend zu verstehen, um beurteilen zu können, wie wir sie in der Kantonsverwaltung am besten einsetzen. Es ist m. E. einfacher, die Plattform zu verstehen, als die Funktionsweise einer Verwaltung mit rund 2000 Mitarbeitenden und über 50 Verwaltungseinheiten. Deshalb ist bei der Einführung eine verwaltungsinterne Projektleitung unumgänglich. Wenn einem dabei die externen CMI Mitarbeitenden die Möglichkeiten und Grenzen aufzeigen, können die Herausforderungen gemeinsam gut bewältigt werden.
WIE WICHTIG IST FÜR SIE DIE DURCHGÄNGIGKEIT DER LÖSUNG?
Dr. Mathias E. Brun: Die prozessuale Durchgängigkeit war für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium. Für die Staatskanzlei ist sie besonders wichtig, weil wir sowohl die Regierung wie auch das Parlament unterstützen. Wir werden bald eine vollständige Durchgängigkeit haben – vom Posteingang über die Arbeit in den Departementen bis hin zu den Sitzungen des Regierungsrates oder des Kantonsrates und schliesslich bis ins Staatsarchiv.
Wir danken Herrn Dr. Brun für sein Feedback.
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