Submissionsgeschäfte effizient und nachvollziehbar abwickeln​

Seit Januar 2017 ist die Fachlösung Beschaffungswesen in der Stadtverwaltung Rapperswil-Jona produktiv im Einsatz und die Arbeitsentlastung für die Benutzer ist schon heute deutlich spürbar. Wie alle CMI Fachlösungen ist sie nahtlos in die Lösungsplattform von CMI AXIOMA integriert.

Jährlich vergibt die Stadt Rapperswil-Jona öffentliche Aufträge in der Höhe von mehreren hunderttausend Franken. Diese Aufträge lassen sich in Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge gliedern und werden entsprechend den gesetzlich definierten Beschaffungsverfahren öffentlich ausgeschrieben und vergeben.

Anstoss für das Projekt waren gemäss IT-Leiter Mario Göldi die stetig steigende Anzahl der auszuschreibenden Aufträge sowie die repetitiven Arbeiten. Dazu gehören das Schreiben der Einladung, die Überprüfung der Offerteingänge und das Vergleichen der Angebote ebenso wie das Verfassen der Zu- und Absagen. Ziel war es, das aufwändige Handling dieses papierlastigen Prozesses so weit wie möglich zu automatisieren und eine effiziente Abwicklung der Beschaffung sicherzustellen.

Die meisten Verfahren sind freihändige Vergaben – sie machen bis 90% der Geschäfte aus. Bis anhin arbeitete man in Rapperswil-Jona mit Excel-Listen und die Prozesse waren nicht digital abgebildet. Der grosse Mehrwert der Fachlösung Beschaffungswesen liegt in der Standardisierung der Prozesse innerhalb von CMI AXIOMA. Über Objektvorlagen und automatisierte Dokumentenvorlagen werden die verschiedenen Verfahrensarten hinterlegt und die einzelnen Szenarien abgebildet. So ist es heute möglich, das Massengeschäft mit wenig Aufwand und fast auf Knopfdruck gesetzeskonform und speditiv abzuwickeln. Durch die Registrierung der Geschäfte im Ordnungssystem sind auch die Archivierung und Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet.

IT-Leiter Mario Göldi war es aber auch wichtig, das Thema «Beschaffung» strategisch anzugehen und einzubinden. Seit Januar 2017 ist die Fachlösung Beschaffungswesen in der Stadtverwaltung Rapperswil-Jona produktiv im Einsatz und die Arbeitsentlastung für die Benutzer ist schon heute deutlich spürbar. Wie alle CMI Fachlösungen ist sie nahtlos in die Lösungsplattform von CMI AXIOMA integriert. Der Lösungsplattform-Ansatz von CMI AXIOMA war auch in dieser Hinsicht ideal, denn in Rapperswil-Jona waren bereits verschiedene Fachlösungen innerhalb von CMI AXIOMA im Einsatz. Das heisst, die Benutzer kannten das System schon und mussten sich nur noch mit dem Fachteil vertraut machen.