ERFOLGREICHER PILOT MIT CMI AXIOMA UND AUSBREITUNG AUF BIS ZU 5000 ARBEITSPLÄTZE
Im Pilotprojekt rüstete CMI die Staatskanzlei (STA) und das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) aus. Dabei wurden die bestehenden DMS-Lösungen abgelöst und CMI AXIOMA als Basisinfrastruktur konfiguriert und pilotiert. Im Frühling 2017 hat die Generalsekretärenkonferenz auf Basis des erfolgreichen Pilotprojektes die Freigabe für die Ausbreitung erteilt.
Mit der vom Grossen Rat überwiesenen Motion 012-2006 Oberaufsichtskommission (RuferWüthrich, Zuzwil) «Ein Archivgesetz für den Kanton Bern» erhielt der Regierungsrat einen klar definierten Auftrag: Erstens ist ein Gesetzeserlass als Grundlage zum Archivwesen zu schaffen, zweitens soll das Staatsarchiv (StAB) die Kompetenzen erhalten, um in wichtigen Bereichen der Archivierung Richt- und Leitlinien zu erlassen, und drittens ist der Archivierung von elektronischen Dokumenten Rechnung zu tragen. Diese drei Punkte wurden im Archivgesetz umgesetzt, das der Grosse Rat am 31. März 2009 mit 134 Stimmen ohne Gegenstimmen und Enthaltungen annahm.
Artikel 7 des Archivgesetzes bestimmt, dass elektronische Unterlagen den Dokumenten auf Papier gleichgestellt sind. Darin ist implizit der Auftrag enthalten, die Voraussetzungen für eine digitale Archivierung zu schaffen. Dies ist nur möglich, wenn bereits die Geschäftsverwaltung geordnet und strukturiert abgewickelt wird. Deshalb ist es sinnvoll, als unmittelbare Folge des Archivgesetzes nicht nur die elektronische Archivierung anzupacken, sondern auch die gesamte Geschäftsverwaltung zu modernisieren. Die Lösung war das Programm DGA, welches als gesamtstaatliches System ins Leben gerufen wurde. Auf dieser Basis erfolgte 2015 die Ausschreibung BE-GEVER. 2016 wurde dann die Geschäftsverwaltung in der Staatskanzlei sowie im Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern pilotiert. Im Rahmen des Pilotprojektes migrierte CMI die bestehenden DMS-Lösungen und erarbeitete die Basiskonfiguration von CMI AXIOMA. Als Abschluss der Pilotierungsphase bewerteten die Mitarbeitenden in einer Umfrage die Akzeptanz, Zweckmässigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Auf Basis dieser Ergebnisse legte man der Generalsekretärenkonferenz im Frühling 2017 den Abschlussbericht der Pilotierung vor–zusammen mit dem Antrag für die Freigabe der weiteren Ausbreitung in den nächsten Jahren.
Entsprechend werden nun schrittweise alle Direktionen mit CMI AXIOMA ausgerüstet. Dabei werden diverse DMS- und GEVER-Lösungen abgelöst und auf der Basisinfrastruktur konsolidiert. Im Endausbau ist CMI AXIOMA dann auf bis zu 5000 Arbeitsplätzen im Einsatz.
NACHGEFRAGT
INTERVIEW MIT BEAT JAKOB, LEITER KAIO, PROGRAMMLEITUNG
Wie haben Sie die Pilotierung erlebt?
Als Programmleitungsmitglied ebenso wie als direkt von BE-GEVER betroffener Anwender habe ich die Pilotierung hautnah miterlebt – und ich möchte der Projektleitung und dem gesamten Team ein grosses Lob für die Umsetzung des Pilotprojekts aussprechen. Hindernisse und Probleme wurden als Herausforderung wahrgenommen, die unter Einhaltung teilweise sehr enger Terminvorgaben pragmatisch, deswegen aber nicht minder professionell gelöst wurden. Als Anwender stelle ich fest, dass mir das Produkt CMI AXIOMA einen grossen Funktionsumfang bietet, der mich bei der Ausübung meiner täglichen Aufgaben und Tätigkeiten im Bereich der Geschäftsverwaltung bestens unterstützt.
Was waren und sind die grössten Herausforderungen in der Umsetzung des Programms DGA?
Die grössten Herausforderungen lagen im organisatorischen Bereich. Das heisst in der Festlegung geeigneter Steuermechanismen, um auch nach Abschluss des Pilotprojekts den geordneten Betrieb von BE-GEVER sicherstellen zu können. Die nächste grosse Herausforderung besteht darin, den konzernweiten Rollout über alle Direktionen umzusetzen, ohne dabei von den im Pilotprojekt definierten, allgemeingültigen Standards abzuweichen.
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Projektpartner CMI gemacht?
Wir lernten CMI als zuverlässigen und kompetenten Realisierungspartner kennen, der sich im Bereich der öffentlichen Verwaltung sehr gut auskennt. Die Erfahrungen und das Wissen konnten im gesamten Projekt nutz- und mehrwertbringend eingesetzt werden. Durch kurze Reaktionszeiten für Systemanpassungen und Fehlerbehebungen hat CMI wesentlich zum Erfolg des Pilotierungsprojektes beigetragen.