Erfolgsgeschichte Ebikon: CMI löste das bestehende GEVER-System ab

Um in der Digitalisierung einen wichtigen Schritt vorwärts zu kommen, entschied sich die Gemeinde Ebikon, ein neues Geschäftsverwaltungssystem einzuführen. Eines, welches die Zusammenarbeit vereinfacht und es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit ortsungebunden und flexibel zu organisieren. Mit CMI konnte das Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden.

Gemeinde Ebikon: Das Tor zu Luzern

Wenn Sie mit dem Zug von Zürich nach Luzern reisen und Ihr Blick nach einer Dreiviertelstunde über das Naherholungsgebiet Rotsee mit den Ruderbooten schweift, wissen Sie, dass Sie gleich Luzern erreichen. Wissen Sie auch, dass Sie gerade eben durch die Gemeinde Ebikon reisen? Drei Viertel des Rotseeufers liegt nämlich auf Ebikoner Boden. Ebikon – mit 14 000 Einwohnern – grenzt an die Stadt Luzern. Die Gemeindeverwaltung liegt keine 100 Meter von der Bahnlinie entfernt. 2013 entschied sich die Gemeinde Ebikon von der Digitalisierung zu profitieren und ein GEVER-System für sämtliche Abteilungen der Verwaltung einzuführen. So weit, so gut.

Die Einführung des GEVER-Systems: 1. Versuch

Vom neuen Dokumentenverwaltungssystem erwartete Ebikon eine spürbare Erleichterung der täglichen Arbeit. Denn Studien zeigen: Büroangestellte suchen bis zu zwei Stunden pro Tag nach Dokumenten. Die Situation in Ebikon war diesbezüglich komplett undramatisch. Mit dem GEVER-System sollte das Dokumentenmanagement jedoch generell übersichtlicher und einfacher werden. Sollte… Die Einführung des ersten GEVER-Systems gelang nicht wie erhofft. Ebikon glaubte aber nach wie vor an die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems und fand bei der CM Informatik AG, wonach die Gemeinde suchte.

Die CMI Lösungsplattform (AXIOMA) löst das bestehende System ab

Am 21. März 2019 fand das Kick Off für die Einführung der CMI Lösungsplattform (ehemals AXIOMA) statt. Ebikon und CMI setzten sich zum Ziel, in einem Dreivierteljahr die CMI Plattform, inklusive CMI Sitzungen, CMI Protokoll für die Behördenadministration sowie CMI Verträge und eine NEST-Schnittstelle zur Einwohnerkontrolle, einzuführen. Dies flächendeckend für alle Abteilungen der Gemeindeverwaltung wie auch für die Schulen sowie das Alters- und Pflegeheim. Für das Projektteam der Gemeinde Ebikon und den Projektleiter der CMI hiess dies sodann: Initialisierung, Organisationsberatung, Konzeptphase, Realisierung, Einführung und Golive. Gewisse technische «Zwänge», wie das Abstellen des Explorers und das damit einhergehende Ablegen aller Unterlagen direkt im CMI – mit einer zweiwöchigen Übergangsfrist – führte zu einem bewussten, sauberen und schnellen Wechsel hin zur Arbeit mit der CMI Lösungsplattform. Seit dem 3. Januar 2020 ist das neue Dokumentenverwaltungssystem von CMI erfolgreich im Einsatz. Was wurde bei der Einführung der CMI Lösungsplattform besser gemacht?

Zwei Schlüssel zum Erfolg: Die ORGANISATIONSBEratung von CMI und…

CMI-Projektleiter Manuel Weingartner, der seine Berufslaufbahn ebenfalls in der Verwaltung begonnen hatte und sich kürzlich zum Gemeindeschreiber ausbilden liess, begleitete die Einführung des CMI in Ebikon. Nach der Kick Off-Veranstaltung führte er mit sämtlichen Abteilungen der Gemeindeverwaltung von den Einwohnerdiensten, über Finanzen und Schule bis hin zum Personal – Abteilungsinterviews durch. In diesen Interviews wurde ermittelt:

• Wie wurde in der Abteilung bisher gearbeitet?
• Wie gestaltet sich die heutige Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung? Funktioniert sie abteilungsübergreifend?
• Welche Wünsche haben die Mitarbeitenden an das neue System? Was sind die Anforderungen an die Software?

Auf Basis dieser und weiterer Inputs verfasste der CMI-Projektleiter das Organisationshandbuch für die Arbeit mit der CMI Lösung. Auf der prominenten zweiten Seite dieser Leitlinie definierte er die fünf goldenen CMI-Regeln. Beispiel: “Neue Dokumente erstelle ich nur noch im CMI. Es werden keine Schattendossiers auf einem Windows-Laufwerk geführt. Ausserhalb von CMI gibt es keine geschäftsrelevanten Dokumente.” Warum fünf goldene Regeln? Der Grund dafür ist einfach: Halten die Mitarbeitenden während ihrer täglichen Arbeit fünf simple Regeln ein, schöpfen sie den maximalen Nutzen aus der CMI-Lösung. Die Weichen für den erfolgreichen Einsatz des CMI waren gestellt. Mit dem immens wichtigen Vorwissen aus dieser GEVER-Leitlinie wurde anschliessend gezielt installiert, parametriert, auf Ebikon zugeschnitten geschult und die CMI Lösungsplattform eingeführt. Als Ergebnis verfügt Ebikon nun über ein neues GEVER-System, das verständlich und genau auf die Bedürfnisse der Nutzenden zugeschnitten funktioniert.

… das starke Projektteam aus Ebikon

Von ebenso grosser Wichtigkeit für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war das starke und höchste motivierte Projektteam der Gemeinde Ebikon. Da aus dem Projektteam jedes Mitglied eine Abteilung der Verwaltung vertrat, waren die Voraussetzungen für eine flächendeckende Einführung optimal. Vom initialen Startschuss an sassen alle beteiligten Mitarbeitenden im gleichen Boot. Der Kommunikationsbeauftragte informierte die gesamte Gemeindeverwaltung regelmässig, transparent und aktiv über den Stand des Projekts. Aus Sicht der CM Informatik AG arbeitete die Gemeinde Ebikon hier mit einer mustergültigen Projektkommunikation und zog die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess der Einführung mit ein – Kompliment.

Stimmen aus dem Ebikoner Projektteam

«Mich hat bei der Demonstration die intuitive Bedienung des CMI fasziniert. Das Programm wurde für uns Anwender in der Praxis entwickelt.»

Philipp Kaufmann, Bevölkerungsdienste und Projektleiter Einführung CMI

«Man spürt, dass das Produkt genau auf unsere Bedürfnisse angepasst wurde. Ich freue mich riesig auf die Einführung.»

Roland Beyeler, Kommunikationsverantwortlicher

Alex Mathis, Geschäftsführer der Gemeinde Ebikon, spricht an der CMI-Roadshow

Voraussichtlich im September 2020, hält Herr Alex Mathis, Auftraggeber und Geschäftsführer der Gemeindeverwaltung Ebikon, an der CMI-Roadshow* in Luzern ein Gastreferat zum Projekt «Ablösung bestehendes GEVER-System mit CMI». Er wird Sie aus Sicht Ebikon detailliert über das Projekt informieren und auf Ihre persönlichen Fragen eingehen. Der Auftritt von Herrn Mathis findet im Rahmen des ersten Programmteils am Vormittag statt. Das Gesamtprogramm und die Anmeldung für die CMI-Roadshow finden Sie demnächst unter Veranstaltungen. CMI hat Herrn Mathis im Vorfeld zum Projekt befragt. *CMI-Roadshow: Die Roadshow findet alle zwei Jahre an verschiedenen Standorten in der Schweiz statt. Das CMI-Team hält zu aktuellen Fachthemen informative Referate. Eine regionale Kundenvertrauen ergänzt den Anlass mit einem Bericht zu den CMI-Lösungen aus der Praxis.

Sieben Fragen an Herrn Alex Mathis (Auftraggeber und Geschäftsführer Ebikon):

Wenn Sie die beiden Einführungen eines GEVER-Systems vergleichen: Was waren die Faktoren, die beim zweiten Anlauf mit CMI zum Erfolg führten?

Über alles gesehen, können wir auf folgende vier Erfolgsfaktoren zurückblicken:

1. Ein breit abgestütztes Projektteam quer durch alle Abteilungen.
2. Hoch motivierte Mitarbeitende, sprich das Projekt wurde Bottom-up und nicht von Top-down umgesetzt.
3. Die interne Kommunikation.
4. Die unkomplizierte und professionelle Zusammenarbeit mit CMI.

Produktevergleich: Was kann die CMI Lösungsplattform, was andere GEVER-Systeme nicht können?

Beim CMI fällt die intuitive Anwendung sofort auf, das Programm ist ausgesprochen bedienerfreundlich. Ob ich meine Daten im bekannten Windows Explorer ablege und organisiere oder ob ich dies im CMI tue, macht für mich als Nutzer kaum einen Unterscheid. Diese Einfachheit, sprich Usability, macht das CMI zu einem wertvollen Arbeitsinstrument.

Ihr Wunsch an CMI: Was fehlt dem neu eingeführten CMI noch?

Eine Browserlösung, die den Zugriff und die Bearbeitung von Dateien im CMI von jedem Gerät her erlaubt. Das würde nicht nur den Zugang zum CMI wesentlich vereinfachen, sondern könnte auch die Zusammenarbeit weiter optimieren (während gemeinsamen Meetings Zugriff auf Dokumente über Notebook oder Tablets haben) und damit zur weiteren Digitalisierung der Gemeinde beitragen. Und schliesslich kleine Features wie das Kopieren ganzer Geschäfte oder das direkte Speichern aus den MS-Office-Programmen heraus. (Anmerkung von CMI: Mit “CMI Dossier” steht neu eine Browserlösung zur Verfügung.)

Wie wurden Sie vom CMI-Projektleiter Manuel Weingartner betreut?

Manuel Weingarnter hat es geschafft, die Digitalisierung in der Gemeinde Ebikon einen weiteren Schritt voranzutreiben. Er hat mögliche Stolpersteine in unzähligen persönlichen Gesprächen erkannt und folgerichtig aufgenommen. Dadurch hat er unser Vertrauen gewonnen und kreierte so eine zuversichtliche und positive Stimmung rund um die Einführung des CMIs. Die Mitarbeitenden freuten sich richtiggehend auf den Go Live und das ist doch nicht selbstverständlich in einem IT-/Organisationsprojekt!

Welche Erfahrungen haben Sie seit dem Go live aus Sicht der Verwaltung und aus Sicht der Behörde gemacht?

Die Zusammenarbeit hat sich sofort vereinfacht. Das gemeinsame Erarbeiten eines Dokuments ist viel einfacher geworden. Vorbei sind die Zeiten der 100 Versionen und des mühsamen Zusammenführens von Dokumenten. Die gemeinsame Ablage und der integrierte Zugriff auf Dokumente verbessert die Qualität und Intensität der Zusammenarbeit weiter. Hier trafen wir jedoch auf die Herausforderung der Berechtigungen, die in dieser Komplexität nicht erwartet wurde.

Wenn Sie auf das Projekt zurückblicken: Welche Tipps geben Sie anderen Gemeinden, die ihre Verwaltung digitalisieren wollen?

Wichtig ist, das Projekt breit abzustützen und die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Eine transparente, wiederkehrende Kommunikation und professionelle Schulungen der Mitarbeitenden sind Pflicht. Und schliesslich muss das Projekt von allen Ebenen getragen werden, d.h. vom Gemeinderat über die Geschäftsführung bis zu den Mitarbeitenden an der Front.

Ausblick: Welche Themen liegen Ihnen für die CMI-Roadshow vom September 2020 in Luzern besonders am Herzen?

Da bin ich offen und neugierig zugleich, freue mich aber besonders auf die Fortsetzung des Business Cases von Christiano Ronaldo. Alex Mathis, vielen Dank für das Interview.

Sind Sie an der Ablösung Ihres GEVER-Systems interessiert? Nehmen Sie unverbindlich mit uns Kontakt auf: verkauf@cmiag.ch oder adrian.eicher@cmiag.ch. Wir beraten Sie gerne.

Wetten, Sie denken nächstes Mal, wenn Sie aus dem Zugfenster den Rotsee erblicken an Ebikon und die CMI Lösungsplattform? In diesem Moment wünschen Ihnen Ebikon und CMI eine gute Reise. Möglicherweise fahren Sie zu diesem Zeitpunkt auch gleich das CMI auf Ihrem Laptop oder Tablet herunter.

Woher hat der Rotsee seinen Namen? Hinterlassen Sie im Kommentar bis spätestens am 31. Mai 2020 Ihre Vermutung. Aus den richtigen Antworten verlosen wir – von der Gemeinde Ebikon offeriert – Ebikoner Wein. Viel Glück und Cincin!