9 400 Einwohnende zählt die Schwyzer Gemeinde Lachen. Deren Gemeindeverwaltung arbeitet seit 2018 mit CMI, angefangen hat die Verwaltung mit einzelnen Fachlösungen. «Der Appetit kommt beim Essen», sagt Gemeindeschreiberin Petra Keller. Lachen hat Hunger nach mehr. Deshalb rollt die Gemeinde die CMI Lösungsplattform nun auf die Gesamtverwaltung aus. Wir übernehmen dabei die Organisationsberatung und unterstützen bei der Ausbreitung.
Damit eine Verwaltung effizient arbeiten kann und Daten einfach unter den verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden können, müssen sämtliche geschäftsrelevanten Unterlagen zentral in CMI abgelegt werden. Mit dem Versenden von Aufgaben gelingt es allen Abteilungen, übergreifend und vernetzt zu arbeiten, was die täglichen Abläufe innerhalb der Verwaltung vereinfacht. Auch die mobile Sitzungsvorbereitung, die durch die zentrale Datenbasis ermöglicht wird, ist ein grosser Mehrwert.
Gemeindeschreiberin Petra Keller
Tatsache vs. Idealvorstellung
Der ideale Verwaltungsalltag, wo sämtliche Abteilungen übergreifend, vernetzt und mit zentral abgelegten Daten zusammenarbeiten, ist nicht immer Tatsache. Oftmals arbeiten die verschiedenen Abteilungen mit ihren eigenen Fachlösungen und legen weitere wichtige und geschäftsrelevante Dokumente im Dateiexplorer ab. Mit CMI kommen die Verwaltungsmitarbeitenden, je nach Abteilung, kaum in Berührung. Sie nutzen das Potenzial der Lösung deshalb unbewusst lückenhaft. Die Vorteile des konsequenten Einsatzes von CMI werden manchmal erst beim Arbeiten mit der Lösung klar: Sämtliche geschäftsrelevanten Daten sind zentral abgelegt, müssen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden und können ganz einfach weiteren beteiligten Instanzen und Gremien zur Verfügung gestellt werden. Darum entscheidet die Gemeinde Lachen nun, CMI auf die komplette Verwaltung auszurollen und die Möglichkeiten der CMI Lösungsplattform bestmöglich auszunutzen.
CMI unterstützt die Umsetzung in beratender Funktion
Abteilung für Abteilung setzt die Gemeindeverwaltung Lachen das Vorgehen gemeinsam mit CMI um. Wie sieht das konkret aus?
Schritt 1: Durch Interviews die Arbeitsweise der Abteilung verstehen
Die CMI-Projektleitenden setzen sich für Interviews mit den einzelnen Abteilungen zusammen. Das Ziel dabei ist, gemeinsam festzustellen:
- wie jede Abteilung, nebst dem Anwenden der spezifischen Fachlösungen, arbeitet.
- wie und wo weitere geschäftsrelevante Daten sowie Informationen (ausserhalb der eingesetzten Fachlösungen) abgelegt und verwaltet werden.
- wie die Zusammenarbeit funktioniert, v. a. auch in Bezug auf den Datenaustausch innerhalb der Verwaltung.
- wie neue Dokumente (aufgrund bestehender Vorlagen) erstellt werden.
- ob bereits Reglemente und Weisungen zum Umgang mit Daten und Datenerfassung existieren.
In dieser Phase stellt sich oft heraus, dass die Daten im Dateiexplorer liegen und via E-Mail oder Transferlaufwerk ausgetauscht werden und somit verschiedene Versionen im Umlauf sind.
CMI Magazin: Lesen Sie im Interview mit Petra Keller, Gemeindeschreiberin von Lachen, wie die Interviews empfunden wurden.
Schritt 2: Konsolidierung
Die CMI-Projektleitung konsolidiert die Ergebnisse und hält nach Bedarf Rücksprache.
Schritt 3: Verständnis für CMI-Lösung schaffen, Datenablage in CMI strukturieren
Die Abteilung setzt sich erneut mit CMI zusammen. Gemeinsam erörtern die Beteiligten, wie der Dateiexplorer nahezu aufgelöst und geschäftsrelevante Daten vom Dateiexplorer nach CMI überführt werden. Dabei wird der Umgang mit CMI nochmals bewusst geschärft:
- Was sind geschäftsrelevante Daten?
- Was ist ein Geschäft? Was gehört in ein Geschäft?
- Wie wird die bestehende Dateiexplorer-Struktur sinnvoll übernommen?
- Wie werden die Daten im Dateiexplorer vernünftig vorbereitet, damit diese anschliessend einfach in einem Geschäft abgelegt werden können?
Schritt 4: Situation analysieren, Struktur konstruieren, operative Schritte begleiten und sensibilisieren
Die CMI-Projektleitenden begleiten die Mitarbeitenden der Abteilungen bei der Übergabe der Daten nach CMI. Dabei ist es wichtig, dass es sich um einen rollenden Prozess handelt (mit genügend Vorlauf auf ein definiertes und verträgliches Enddatum). Da es sich in der Regel um grosse Datenmengen handelt, ist es wichtig, gemeinsam zu klären, was überhaupt überführt werden soll. Oft ist es sinnvoll, den Fokus auf aktuelle und neue Daten zu legen. Das heisst, alte und selten verwendete Daten werden sauber archiviert anstatt nach CMI überführt.
CMI Magazin: Wie es in Lachen mit den Umsetzungsschritten vorangeht? Die Antwort dazu finden Sie im Magazin.
Lachen geht noch weiter und nutzt die mobile Sitzungsvorbereitung
Lachen macht die aufgezeigten Umsetzungsschritte in allen Abteilungen. Gleichzeitig geht die Gemeinde einen Schritt weiter und führt die mobile Sitzungsvorbereitung ein: Bereits sieben Gremien sowie der Gemeinderat bearbeiten ihre Sitzungen mobil. Weitere Gremien werden folgen.
CMI Magazin: Im Kundenmagazin erfahren Sie, wie Lachen die mobile Sitzungsvorbereitung konkret einsetzt.
Ein Organisationshandbuch hilft
Wird CMI über eine Gesamtorganisation ausgerollt, ist ein Organisationshandbuch unverzichtbar. Es dient dem Verständnis und regelt den Einsatz von CMI innerhalb der gesamten Verwaltung. Im Handbuch finden die Mitarbeitenden aller Abteilungen die Struktur, wie mit CMI gearbeitet wird. Zudem enthält es sämtliche wichtigen Informationen für den täglichen Umgang mit CMI.
CMI begleitet Sie und lässt Sie nicht allein
CMI als Software zu installieren, in Ihrer Organisation einzuführen und die Mitarbeitenden zu schulen ist ein Teil unserer Aufgabe. Ein weiterer entscheidender und wichtiger Teil ist, Sie so zu unterstützen, dass die Grundpfeiler für das Ausrollen auf die gesamte Verwaltung vorbereitet werden. Dies geschieht mittels fundierter Beratung. Wir unterstützen Sie darin, Ihre Mitarbeitenden für den Einsatz der Lösung zu sensibilisieren, das Verständnis für die Zusammenarbeit und Nutzung einer GEVER-Lösung zu entwickeln und optimale Voraussetzungen herzustellen. Nutzen Sie unser Beratungsangebot und unser gesammeltes Know-how – Hand in Hand bringen wir die Ausbreitung von CMI auf Ihre gesamte Organisation zum Erfolg.
Im CMI Magazin zu diesem Thema weiterlesen
Im Online-Magazin finden Sie ab Mitte März den ergänzenden Artikel zu diesem Blogbeitrag.
- Artikel folgt
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