Der Schulpsychologische Dienst (SPD) des Kantons Uri nutzte den Lockdown im Frühjahr 2020 als Chance, um das Projekt “Fachlösung CMI SPD” in Angriff zu nehmen. Seit August 2020 – pünktlich zum Start des neuen Schuljahrs – arbeitet der Schulpsychologische Dienst des Kantons Uri mit CMI SPD. Anuar Keller Buvoli, Amtsleiterin des Amts für Beratungsdienste blickt zurück.
Anmerkung der Redaktion: Im Frühling 2021 erscheint unser Kundenmagazin in brandneuer Aufmachung. Das ehemalige “CMI Interna” heisst neu “CMI Magazin” und wird Sie inhaltlich wie auch optisch überraschen. Ein Hinweis bereits im Voraus: Das neue Magazin verbindet Beiträge auf verschiedenen Plattformen – CMI Magazin, Webseite, YouTube und Blog. Im CMI-Blog präsentieren wir im Voraus erste Zückerchen in Form von Beiträgen, die sich auf einen Artikel im neuen Kundenmagazin beziehen. Lesen Sie hier Vorabartikel Nummer 4. Viel Vergnügen.
Anuar Keller Buvoli im grossen Interview
Was gab den Ausschlag für die Einführung einer neuen Lösung im SPD des Kantons Uri?
Für die Klientenverwaltung verwendeten wir bis zu diesem Zeitpunkt eine intern erstellte Access-Datenbank. Wir sahen den Bedarf, diese abzulösen.
Warum haben Sie sich für CMI SPD entschieden?
Der Entscheid war das Ergebnis einer sorgfältigen Suche nach einer geeigneten Ablösung unseres bisherigen Tools. Wir hatten uns nicht nur auf dem Gebiet der Schulpsychologie umgehört, sondern uns auch über die Grenze unserer Fachschaft hinaus, u.a. in der Medizin, der Berufsbildung und im Bereich der Strafverfolgung informiert. In der Zwischenzeit entdeckten einige Schulpsychologische Dienste die Fachlösung CMI SPD für sich. Nach einem vertieften Einblick bei meinen Abteilungsleitungskollegen resp. -kolleginnen war ich überzeugt, in dieser Lösung das richtige Instrument für unsere Bedürfnisse gefunden zu haben.
Welchen Nutzen bringt Ihnen das Modul grundsätzlich? Welche Prozesse konnten Sie damit optimieren?
Das Modul ermöglicht eine einfache, übersichtliche und systematische Dokumentation und Datenverwaltung unserer Dossiers, sowohl der Klientendossiers wie auch der Dossiers ohne direkten Klientenkontakt. Letztere stellen zunehmend bedeutende Aufgaben eines system- und entwicklungsorientierten Schulpsychologischen Dienstes dar. Dossiers ohne direkten Klientenkontakt müssen ebenso professionell und effizient dokumentiert und verwaltet werden wie Klientendossiers. Genau das bietet die Geschäfteverwaltung der Fachlösung CMI SPD an.
Da unsere Daten über mehrere Jahre hinaus zugänglich bleiben müssen, sind diese auch von Mitarbeitenden ohne Vorkenntnisse eines Falls rasch, systematisch und vor allem komplett abrufbar.
Fragen zu Häufigkeiten, Zu- resp. Abnahme von Fragestellungen sowie anderen bedeutenden statistischen Kennwerten unseres Dienstes waren bisher eine zeitaufwändige “Ausgrabungsbemühung”. Heute erhalten wir diese Antworten mit einem Mausklick (okay etwa 3 Mausklicks: Wer oder was, weshalb und wann – et voilà!)
Optimiert wurde die systematische Erfassung der relevanten Daten, wie vollständige Kontaktdaten, Dokumente und Korrespondenz, ebenso bedeutende Chronikverläufe, Ergebnisse der diagnostischen Erfassung und Kategorisierung sowie der Massnahmen.
Doch eine sorgfältige Dokumentation benötigt die entsprechende Zeit. Unser bisheriges Fazit: Wir sind nicht schneller, aber effizienter!
Schliesslich lassen sich die Dossiers nach der obligaten Aufbewahrungszeit den heutigen Standards entsprechen einfach und platzsparend im Staatsarchiv archivieren.
Welche Vorteile bringt Ihnen die CMI Lösungsplattform in der täglichen Arbeit?
Die Nutzung der Fachlösung CMI SPD macht Freude! Wenn die psychologische Arbeit beendet ist, warten normalerweise die unbeliebten administrativen Aufgaben. Diese Aufgaben mit CMI SPD zu erledigen, verwandelt die unbeliebten Administrationsaufgaben in etwas, das wir gerne machen. Denn in der einst lustlos erledigten Pflichtaufgabe der Klienten-, Geschäft- und Verwaltungsdokumentation erwartet dich Ordnung und Überschaubarkeit, Benutzerfreundlichkeit und eine unkomplizierte Anwendung.
Mit diesem Modul ist es nicht mehr möglich ein Administrationschaos oder Unordentlichkeit zu veranstalten. Ebenso schwierig ist es, die eröffneten Dossiers unvollständig zu verwalten oder bedeutende Daten nutzlos zu erfassen.
Wo lagen die grössten Herausforderungen in der Umsetzung des Projekts?
Sie lagen dabei, die Lösung auf unsere individuellen Bedürfnisse auszurichten. Der CMI-Projektleiter war jedoch grenzenlos geduldig, blitzschnell und bei jeder Problematik sofort in der Lage, die Perspektive zu wechseln und unser Bedürfnis zu verstehen und dies zu parametrisieren.
Er konnte uns aber auch klar und verständlich kommunizieren, wenn wir die Grenze der Realisierbarkeit unserer Wünsche erreicht hatten. In diesen Fällen fanden wir einen angemessenen Kompromiss. Die Fachlösung CMI SPD, wie sie uns in einer Testversion vorlag, fand Schritt für Schritt die perfekte Passform.
Für die perfekte Passform war auch ein Aufwand unsererseits nötig. Während des Lockdowns, der die Schulschliessung und die umgehenden Einstellung des direkten Kundenkontakts zur Folge hatte, konnten wir die deutlich stärkere Planungssicherheit, als wir das im regulären, meistens turbulenten Betrieb erleben, nutzen, um die Vorarbeiten für den Einsatz der neuen Fachlösung zu erledigen.
Diese Vorarbeiten teilten wir in unserem SPD-Team auf. So lieferten wir der CMI innerhalb von zwei Wochen alle Bauteile für die Lösung CMI SPD Uri. Zudem nahmen wir während des Lockdowns unsere Arbeit mittels einer CMI-SPD-Testversion auf und begannen mit dem Verwalten und Dokumentieren. Das erfüllte gleich zwei Zwecke:
- Learning by Doing
- Unzulänglichkeiten, Optimierungsvorschläge und Lücken in der Bauphase korrigieren, umsetzen und schliessen
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Projektpartner gemacht?
Die Zusammenarbeit haben wir sehr geschätzt. Sie war unkompliziert, umgänglich, kundenorientiert, speditiv, kreativ, produktiv, effizient und ich glaube für beide Seiten bereichernd. Für uns war wichtig, dass unser Projektpartner unsere Bedürfnisse und die nötigen sowie hinreichenden Bedingungen der Softwareleistungen verstehen und fortlaufend implementieren konnte. Wir wussten, dass dies wiederum bedeutete, dass wir ihm dafür fristgerecht (gemäss unserem jeweilig definierten Etappenziel) unsere «Hausaufgaben» abliefern mussten. Wir hatten erfreulicherweise von Beginn weg keine Verständigungsprobleme, obwohl der CMI-Projektleiter «informatisch» und wir «psychologisch» sprachen. Unsere Kommunikation, die Abstimmung unserer Etappenziele sowie die gegenseitige Erreichbarkeit bei kurzfristig anstehenden Stolpersteinen funktionierte reibungslos.
Welche Vorteile sehen Sie im Einsatz von CMI SPD in Situationen, wo der mobile Arbeitsplatz oder gar Homeoffice zum Alltag gehören?
Seit September 2020 verfügen wir alle über Laptops mit Fernzugriff. Wir haben bereits Erfahrungen mit der neu gewonnenen Mobilität gesammelt, sei es für unsere Konsultationsfenster in den Schulhäusern, im Homeoffice oder in der verordneten Quarantäne. Mittels eines sicheren Zugangs funktioniert der Einsatz von CMI SPD einwandfrei und die Daten sind geschützt. So sind alle wichtigen Daten abrufbar, selbst wenn es die Handakte respektive – aus Sicht der Dienststelle – die zuständige Psychologin nicht ist.
Welche Erfahrungen haben Sie und Ihre Mitarbeitenden bis jetzt mit CMI SPD gemacht? Ihr Fazit?
Wir verfügen über ein nützliches und unterstützendes Tool, das alle Vorteile der systematischen, sorgfältigen und komfortablen Klienten-, Geschäfts- und Dokumentenverwaltung beinhaltet und das mit gutem Datenschutz. Insbesondere der Prozess der Vorbereitung, Bedürfnisklärung und -umsetzung, Testing, Überarbeitung und Implementierung der Fachlösung CMI SPD war kundenfreundlich, lösungsorientiert, reibungslos sowie speditiv. Die Fachlösung hält, was sie verspricht und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Unsere Erwartungen bezüglich Prozess und Ergebnis wurden übertroffen.
Anuar Keller Buvoli, vielen Dank für das Interview.
Im CMI Magazin zu diesem Thema weiterlesen
In der Online-Ausgabe des CMI Magazins lesen Sie den Artikel zum Interview.
- Kundenbericht Uri: Uri führt im Lockdown erfolgreich CMI SPD ein
WEITERE BLOGBEITRÄGE, DIE DAS CMI MAGAZIN ERGÄNZEN
Womit arbeitet Ihr Psychologischer Dienst? Danke für Ihre Mitteilung im Kommentar.