Die reformierte Landeskirche des Kantons Zürich ist eine öffentlich-rechtliche Körperschaft. Deren Verwaltungsaufgaben bearbeiten drei Personen in der Kirchenratskanzlei in Zürich. Es sind die Assistentin der Kirchenratspräsidentin, die Assistentin des Kirchenratsschreibers sowie der Kanzleileiter.
Das sind die Aufgaben der Kirchenratskanzlei der reformierten Landeskirche Zürich:
Sie sind in drei Bereiche aufgegliedert:
- klassische Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung der Sitzungen von Leitungsgremien: Dies sind der Kirchenrat (Exekutive), die Kirchensynode (Parlament, Legislative) sowie die Geschäftsleitung. Die Kirchenratskanzlei widmet sich heute primär dem Kirchenrat und der Geschäftsleitung. Das Parlament verfügt inzwischen über einen eigenen Parlamentsdienst. Das Kanzleiteam bereitet die Sitzungen vor, erstellt das Protokoll und fertigt die Beschlüsse aus.
- Eventmanagement: Die Kanzleimitarbeitenden organisieren Ordinations*- oder Beauftragungsfeiern* und weitere Anlässe der Landeskirche.
- Betreuung der virtuellen Rezeption / des Helpdesks der Landeskirche: Die Kanzlei beantwortet täglich eingehende vielschichtige Fragen rund ums Thema Kirche und Kirchenmitgliedschaft.
*Ordinationsfeier = feierlicher Ausbildungsabschluss der neuen Pfarrerinnen und Pfarrer und deren Aufnahme ins «Zürcher Ministerium» im Grossmünster
*Beauftragungsfeier = feierliche Einsetzung der Personen, die eine kirchliche Tätigkeit antreten – z. B. Sozialdiakon:innen, Katechet:innen oder Kirchenmusiker:innen.
Seit 2018 nutzt die Landeskirche CMI, um ihre Verwaltungsaufgaben effizient durchführen zu können. Zu Beginn wurde CMI im Rechenzentrum eines CMI-Partnerunternehmens betrieben, 2022 erfolgte der Wechsel in die CMI Cloud. Arnold Schudel, Kanzleileiter, blickt auf die Anfänge mit CMI zurück, erklärt, wie die Kanzlei heute arbeitet und blickt in die digitale Zukunft der reformierten Landeskirche.
Interview mit Arnold Schudel, Leiter Kirchenratskanzlei reformierte Landeskirche Zürich
Bild: Arnold Schudel, Leiter Kirchenratskanzlei
Weshalb haben Sie sich für eine digitale Geschäftsverwaltungssoftware entschieden?
«Als ich auf der Kirchenratskanzlei zu arbeiten begann, stellte ich bald einmal fest, dass ein zentrales Problem das Auffinden von Dokumenten und Informationen war. Zu den Aufgaben einer Kanzlei gehört, über aktuelle und vergangene Vorgänge Auskunft geben zu können. Dies löste jeweils grosse Suchaktionen aus und bedeutete, Karteischränke zu durchstöbern, Telefonate zu führen und die Person zu finden, die Auskunft geben konnte. Das Wissen war bei wenigen langjährigen Angestellten konzentriert.»
In welchen Schritten wurde CMI eingeführt?
«In einem ersten Schritt führten wir im Sommer 2017 CMI ein. Für die Projektmitarbeitenden war es, aufgrund des ehrgeizigen Zeitplans, der ‹Sommer ohne Badehose›. Ab 2018 arbeiteten die ersten Gremien, Kirchenrat und Geschäftsleitung, damit. Danach ging es erst richtig los: 2019 kam die Kirchensynode mit ihren 123 Mitgliedern hinzu.»
Machte sich hier bereits ein Unterschied zur Arbeit ohne CMI bemerkbar?
«Ja, es zeigte sich ein riesiger Effizienzgewinn. Nehmen wir das Beispiel Kirchensynode: Vor der Einführung von CMI bereiteten zwei Personen während einer Woche sämtliche Unterlagen für die Versammlungen vor. Die Dokumente wurden per Briefpost an die 123 Mitglieder versandt. Das ist heute kaum mehr vorstellbar.»
Was kam als nächstes?
«Ab 2020 machten wir uns daran, den Altbestand an Akten aus der Vor-CMI-Ära für die Ablieferung ans Staatsarchiv bereitzustellen. 2023 übergaben wir rund 300 Laufmeter an Akten. Ebenfalls in dieser Zeit setzten wir mit dem Publikator von CMI das Öffentlichkeitsprinzip in neuer Form um: Für die Öffentlichkeit relevante Beschlüsse von Kirchenrat und Kirchensynode werden ‹per Knopfdruck› direkt aus CMI auf der Webseite publiziert.»
2022 stellten Sie auf die CMI Cloud um – welche Erfahrungen machen Sie seither damit?
«Bis heute machen wir durchwegs gute Erfahrungen. Zu Beginn war ich etwas zurückhaltend, denn die damals bestehende Client-Server-Lösung funktionierte gut und ich fragte mich ‹why change a running system›? Doch rückblickend war der Entscheid richtig. Auch die betriebliche Stabilität und die Performance stimmen.»
Wo sehen Sie die Vorteile der CMI Cloud?
«Die Vorteile sind v.a. betrieblicher Natur: Insbesondere die Softwareverteilung bei Releasewechseln ist viel einfacher geworden. Wer den Desktop Client benötigt, kann ihn direkt aus dem Web Client herunterladen. Auch das mobile Arbeiten ist viel einfacher geworden: Die früher dazu notwendige Terminalserverbindung (Remote Desktop) wird nicht mehr benötigt. Auch aus Sicht des Datenschutzes gab es keine Einwände gegen die Nutzung der CMI Cloud.»
Gibt es auch Nachteile?
«Nicht direkt, aber die Nutzung von CMI Cloud befreit beispielsweise nicht vom Testen eines neuen Releases. Wir testen derzeit den CMI Release 24. Wir sind glücklich darüber, ein separates CMI Test- und Schulungssystem zu haben. Und Apple-Nutzende, die in der Verwaltung arbeiten, vermissen im Web Client noch einige Funktionen des Desktop Clients. Diese werden aber von Jahr zu Jahr für die Nutzung auf Apple-Geräten optimiert.»
Stehen in der Kanzlei mit der CMI-Lösung weitere Digitalisierungsschritte an?
«Aktuell läuft die bisher grösste Erweiterungsphase: Es sind gleich drei Projekte in der Umsetzung.
- Projekt 1 betrifft die Vorbereitung der automatischen Passivierung und Ablieferung von Daten aus CMI ins Langzeitarchiv des Staatsarchivs.
- Projekt 2 stellt eine Schnittstelle bereit, die das neue Adressverwaltungssystem Microsoft Dynamics der Landeskirche für einen automatischen Datenimport mit CMI verbindet.
- Projekt 3 stellt CMI den Bezirkskirchenpflegen zur Verfügung. Diese regionalen Aufsichtsbehörden haben bis heute keine einheitliche IT-Lösung. Mit CMI können wir sie besser integrieren, die Zusammenarbeit vereinfachen und Sitzungen ebenfalls digital durchführen.»
Welche Wünsche ergeben sich daraus an CMI?
«Noch ist das Nebeneinander von Microsoft 365, insbesondere die Datenablage auf Microsoft Sharepoint, und CMI ungelöst. Ohne geeignete Massnahmen besteht die Gefahr, dass die Datenbestände auf Sharepoint zum ‹Datenfriedhof von Morgen› werden. Andere CMI-Kunden haben diese Situation wohl auch: Gute Ideen sind herzlich willkommen.»
Was ist Ihr Fernziel, wenn es um die Digitalisierung der reformierten Landeskirche Zürich geht?
«Die Landeskirche verliert Mitglieder. Irgendwann wird ‹Downsizing› zum Thema werden. Da wird sich die Frage stellen, wie wir mit weniger Ressourcen die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen. Wir haben die gleichen gesetzlichen Verpflichtungen wie beispielsweise eine politische Gemeinde, nur ist bei uns die Mitgliedschaft freiwillig. Deshalb ist in der Verwaltung mit der Digitalisierung in erster Linie die Effizienzsteigerung wichtig.»
Wie stehts um eine digitale Landeskirche im weiteren Sinn?
«Wir arbeiten viel mit CMI, aber nicht nur: Die Zukunft der Landeskirche liegt nicht in der Perfektionierung der Verwaltung, sondern darin, wie sie Beziehungen zu Menschen gestaltet. Viele setzen sich durchaus mit Spiritualität und Glaube auseinander, fühlen sich aber von der traditionellen Kirche kaum angesprochen. Deshalb entwickeln wir uns weiter und versuchen über digitale Kanäle Menschen in Lebenswelten zu erreichen, die wenig oder keine Anknüpfungspunkte zur Kirche enthalten.»
Nennen Sie uns ein konkretes Beispiel dafür?
«Das digitale Angebot des ‹Reformierten Laboratoriums› ist unser Versuch, kirchliche Inhalte im weitesten Sinn in unkonventioneller und für die Kirche bisher ungewohnter Art zu vermitteln. Man muss nicht alles auf dieser Webseite mögen und verstehen, aber alle sind eingeladen reinzuschauen. In solchen Digitalisierungsprojekten sehe ich die grosse Chance der reformierten Kirche.»
Herr Schudel, vielen Dank fürs Interview.
Welches sind Ihre Hauptgründe, die für einen Wechsel auf eine Cloud-Lösung sprechen? Hinterlassen Sie uns Ihren Kommentar. Danke.