Elektronische Abläufe werden zur Pflicht
Im Zentrum der gesetzlichen Neuerungen stehen verschiedene Anforderungen: Gesuche sollen künftig auch elektronisch eingereicht, Verfahrensschritte digital dokumentieren und Entscheide mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden können. Ebenso wird eine vom Bund anerkannte elektronische Zustellplattform verbindlich vorgeschrieben. Spätestens ab 01.01.2028 sind alle Verfahrensakten vollständig digital zu führen. Damit wird die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung des Kantons Zürichs nicht nur beschleunigt, sondern verbindlich geregelt.
Konkrete Herausforderungen und notwendige Massnahmen
Für viele Organisationen der öffentlichen Hand bedeutet die Umsetzung dieser Anpassungen eine grundlegende Veränderung bestehender Abläufe. Es geht darum, Systeme und Fachlösungen einzuführen, welche dem angepassten Verwaltungsrechtspflegegesetzt (VRG) sowie den Richtlinien der entsprechenden Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen (VEVV) entsprechen. Weiter sollen papierbasierte Prozesse in digitale Verfahren überführt werden.
Um dies zu ermöglichen, müssen die technischen und organisatorischen Grundlagen geschaffen werden. Dazu zählen unter anderem:
- der Aufbau sicherer Kommunikationskanäle,
- die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES),
- die Schulung der Mitarbeitenden sowie
- die Anpassung interner Richtlinien, insbesondere im Hinblick auf Fristenkontrollen.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Datenschutz: Verschlüsselung, Protokollierung und eine revisionssichere Archivierung sind gesetzlich vorgeschrieben – und müssen auch entsprechend nachgewiesen werden.
Wie CMI-Lösungen die Umsetzung unterstützen
CMI bietet eine Lösungsplattform mit integrierten Fachlösungen an, die Organisationen der öffentlichen Hand gezielt bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben unterstützen.
Elektronisches Dossier
Mit CMI Dossier lassen sich alle Dokumente und Unterlagen vollständig digital führen – inklusive Fristenkontrolle, Protokollierung und einfacher Recherche.
Datenschutz und -sicherheit
CMI-Lösungen können in der CMI Cloud als Service (SaaS) bezogen werden – sicher, datenschutzkonform und in der Schweiz gehostet.
Digital signieren
Dank direkter Integration von Signaturdiensten können Dokumente in CMI ohne Medienbruch mit einer QES unterzeichnet werden.
Versionierung
Dokumente werden automatisch versioniert, wodurch Veränderungen transparent nachvollziehbar und rechtssicher bleiben.
Anbindung an weitere Applikationen
CMI-Lösungen bieten standardisierte Schnittstellen für die Anbindung an bestehende Fachanwendungen und Zustellplattformen.
Archivierung
Die Kombination von CMI Dossier und CMI Archiv ermöglicht die revisionssichere Archivierung gemäss den Vorgaben von VRG und VEVV.
Zwei konkrete CMI-Anwendungsbeispiele
Schulverwaltung: Bearbeitung von Rekursen
In der Schulverwaltung müssen künftig sämtliche Rekursverfahren auch elektronisch und medienbruchfrei geführt werden können. Dazu gehört die digitale Entgegennahme von Rekurseingaben der Erziehungsberechtigten oder Schüler:innen über eine anerkannte Zustellplattform. Die Verwaltung benötigt dafür einerseits eine sichere und rechtssichere Kommunikationsmöglichkeit und andererseits eine digitale Aktenführung, in der sämtliche Verfahrensschritte nachvollziehbar dokumentiert werden. Fristen zur Einreichung und Bearbeitung der Rekurse müssen systemseitig überwacht und automatisch quittiert werden.
CMI unterstützt diese Abläufe, indem es pro Fall ein vollständiges elektronisches Dossier bereitstellt. Die Schulverwaltung kann darin sämtliche Eingaben, Zwischenentscheide und Verfügungen versioniert und strukturiert ablegen. Dank der Integration eines Signaturdienstes können die Entscheide direkt aus CMI heraus qualifiziert elektronisch signiert und den betroffenen Parteien zugestellt werden. Gleichzeitig bietet CMI eine einfache Möglichkeit, auf frühere Versionen zuzugreifen und alle Bearbeitungsschritte transparent zu dokumentieren – ein grosser Vorteil gerade bei komplexeren oder länger dauernden Rekursverfahren.
Kommunale Verwaltung: Elektronische Zustellung von Bauentscheiden
In der Verwaltung müssen künftig Bauentscheide und Verfügungen auch vollständig elektronisch erstellt, signiert und den Gesuchsteller:innen über die anerkannte Zustellplattform zugestellt werden können. Dabei muss der gesamte Verfahrensablauf von der Gesuchserfassung bis zur rechtskräftigen Zustellung digital unterstützt und dokumentiert werden. Dies umfasst nicht nur die Erstellung und Bearbeitung der Baugesuchsunterlagen, sondern auch die digitale Koordination mit internen und externen Fachstellen sowie die rechtsverbindliche Kommunikation mit den Gesuchsteller:innen.
Mit CMI Bau und CMI Dossier lässt sich der gesamte Prozess medienbruchfrei abbilden, inklusive Schnittstelle nach eCH-Standard an ein mögliches eBau-Portal. Bereits eingereichte Baugesuche werden in CMI Bau erfasst und fortlaufend bearbeitet. Nach Abschluss der internen Prüfung wird der Entscheid im System erstellt und direkt über einen Signaturdienst qualifiziert elektronisch signiert. Die Zustellung an die Gesuchsteller:innen erfolgt anschliessend über die angebundene eBau-Plattform. Alle relevanten Metadaten sowie die Protokolle der Zustellung und Signatur werden automatisch im Dossier abgelegt und versioniert. Dies gewährleistet vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Zudem bietet CMI die Möglichkeit, Fristen für Einsprachen oder weitere Verfahrensschritte systemgestützt zu überwachen und automatisierte Erinnerungen zu generieren. Dadurch wird die Verwaltung entlastet und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt.
Bereit für die neuen Anforderungen des VRG?
CMI unterstützt operative Fachabteilungen bei der Umsetzung der VRG-Vorgaben. Wer prüft, wie sich bestehende Abläufe optimal auf die neuen Anforderungen ausrichten lassen, findet in den CMI-Lösungen eine verlässliche und zukunftssichere Grundlage.
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- Patrick Schweizer Leiter Verkauf Bildung / Mitglied erw. GL
+41 62 832 60 27, E-Mail, Termin vereinbaren - Adrian Eicher Leiter Verkauf ÖV / Mitglied erw. GL
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