Als eine der ersten kantonalen Verwaltungen in der Schweiz hat Graubünden eine Ablieferung aus dem Produktivsystem von CMI an das Staatsarchiv realisiert. In Zusammenarbeit mit dem Departement für Volkswirtschaft und Soziales (DS DVS), dem Amt für Informatik (AFI) und dem Lieferanten CMI nahm das Team Überlieferungsbildung des Staatsarchivs ein erstes SIP mit archivwürdigen Unterlagen entgegen.
Ein Gastbeitrag von Flurina Camenisch und Georg Friedrich Heinzle, wissenschaftliche Mitarbeitende Überlieferungsbildung, Staatsarchiv Graubünden.
Bilder: Flurina Camenisch und Georg Friedrich Heinzle
Fotografin: Brigitte Aregger
CMI ALS STANDARD-GEVER-PRODUKT IN DER KANTONALEN VERWALTUNG GRAUBÜNDEN
Zahlreiche Dienststellen der kantonalen Verwaltung nutzen CMI, bzw. seine Vorgängerprodukte, bereits seit vielen Jahren. Dazu gehört auch das DS DVS. Nun wird CMI im Rahmen eines grossangelegten Projekts verwaltungsweit als Standard-GEVER-Produkt ausgerollt. Die Implementierung des LifeCycle Moduls bei allen Mandanten ist integraler Bestandteil des Projekts zur Einführung und Weiterentwicklung von CMI.
Als Teil des kantonalen “Kompetenzzentrums CMI” verantwortet das Staatsarchiv Graubünden den archivischen Teil der Projektarbeiten. Dazu zählt insbesondere die Beratung bei der Erstellung der Registraturpläne und den Prinzipien der Geschäftsbildung. Ferner gehört die archivische Bewertung der anfallenden Unterlagen gemäss kantonaler Archivgesetzgebung zum Aufgabengebiet.
TESTS UND VORBEREITUNGEN
Der Ablieferung ging eine längere Testphase voraus. Das Projektteam führte mehrere Testablieferungen aus den Testumgebungen des Staatsarchivs und des DS DVS durch. Im Zuge dieser zeitintensiven Vorarbeiten bearbeitete das Team Projektschritte wie die Überarbeitungen des Registraturplans, Ergänzungen von Geschäftsmetadaten, die Abklärung der Zielpfade und organisatorische Fragen innerhalb des DS DVS. Auch einige Bündner Wünsche für die Weiterentwicklung des LifeCycle Moduls wurden dabei identifiziert.
ARCHIVISCHER BEWERTUNGSENTSCHEID
Für die erste Ablieferung aus dem Produktivsystem wurde zwischen Staatsarchiv und DS DVS vereinbart, eine archivisch klar zu bewertende einzelne Registraturplanposition in den Blick zu nehmen. Die Wahl fiel auf digitale Akten zu sogenannten Verwaltungsstrafverfahren, wie etwa Verstösse gegen die Alkoholgesetzgebung. Es handelt sich dabei um Geschäfte, die pro Fall die jeweiligen Verfügungen sowie einige Beiakten enthalten. Von diesen ca. 900 Geschäften aus den Jahren 2002-2015 bewerteten wir eine Auswahl von 5%, zuzüglich der besonderen und bedeutenden Fälle, als archivwürdig.
AUSSONDERUNGSPROZESS
Die erfolgreiche Durchführung des Ablieferungsprozesses hing massgeblich von der intensiven Zusammenarbeit der beteiligten Bündner Dienststellen und der Firma CMI ab. Alle vier Parteien waren online zum Ablieferungstermin versammelt. Das DS DVS als abliefernde Stelle führte die Ablieferung, die durch die Bewertung “Sampling” auch manuelle Arbeit erforderte, im Screensharing durch. Sachkundige Technikerinnen sowie Archivare/Archivarinnen unterstützen und realisierten die Aussonderung der zu übernehmenden Geschäfte. Nach erfolgreichem Eingang des SIP auf dem Laufwerk des Staatsarchivs wurden die nicht übernommenen Geschäfte im Zug der Endverarbeitung kassiert.
MEILENSTEIN UND ZUKUNFTWEISENDES ZEICHEN
Die erste erfolgreiche Durchführung einer “scharfen” Ablieferung aus dem Produktivsystem bedeutet einen entscheidenden Schritt für die Umsetzung des Bündner CMI-Projekts. Das LifeCycle Modul steht in seinem vollen aktuellen Leistungsumfang zur Verfügung und bietet den Dienststellen eine fortschrittliche und benutzerfreundliche Möglichkeit, ihren gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich der Archivierung nachzukommen. Auch das Staatsarchiv profitiert von den Möglichkeiten des LifeCycle Moduls und kann mit den von ihm betreuten Dienststellen Archivierungsvereinbarungen auf aktuellstem technischem Stand erarbeiten.
Flurina Camenisch und Georg Friedrich Heinzle, herzlichen Dank für den Beitrag über den Meilenstein des Grossprojekts, CMI in der gesamten kantonalen Verwaltung auszurollen.
Frau Camenisch und Herr Heinzle berichten in Mannheim über das Projekt
Im März 2023 blickten Frau Camenisch und Herr Heinzle vom Staatsarchiv Graubünden zurück und referierten an der 26. Tagung des “Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” in Mannheim über die Anfänge des Projekts bis hin zur ersten Ablieferung an das Staatsarchiv. Sie zeigten auf, wie das Vorhaben trotz begrenzter Ressourcen und über 40 Dienststellen klappte.
Haben Sie Fragen an das Team Überlieferungsbildung des Staatsarchivs Graubünden? Hinterlassen Sie diese als Kommentar. Danke.
Good job! Liebe Grüsse aus Zürich.